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15/09/2026 - ADJOINT ADMINISTRATIF - SECRETAIRE DIRECTION DES SOINS - ET QUALITE / GESTION DES RISQUES - EXPERIENCE EN QUALITE ET GESTION DES RISQUES OBLIGATOIRE (Etablissement public de santé national de Fresnes Fresnes)

• Val-de-Marne (94)
• Fresnes
• CDI (Salarié)

Direction

Laurence MAUCHERAT Directrice : Michèle PAULY Directrice Adjointe Hospitalière Date de parution : Septembre 2026 Adresse : 1, allée des Thuyas 94832 Fresnes cedex Accès par : A6 / A86 / N 20 8km de la porte Orléans RER B stations : - Parc de Sceaux - Arcueil/Cachan + bus 187 - Croix de Berny TVM. Carrefour de la Déportation Fonction : Secrétaire Grade : Adjoint administratif Relations hiérarchiques : - CPP - Direction des Soins - Directrice de l'EPSNF Relations fonctionnelles : - CPP Direction des Soins - Secrétariat centralisé - Cadres de santé - DRH - Services économiques - Service formation - Services de soins - Secrétariat de direction - Secrétariat Qualité / Gestion des risques - Services pénitentiaires Niveau d'études et/ou formations : BEP secrétariat BAC Pro secrétariat/ gestion administratif Licence /Master qualité/GDR (non obligatoire) Expérience en qualité et gestion des risque souhaitée (Référentiel HAS) Présentation de l'hôpital : 80 lits Médecine = 16 lits Soins de Suite Réadaptation = 24 lits Médecine Physique Rééducation = 40 lits Consultations Pharmacie Imagerie médicale Prise en charge de patients exclusivement placés sous mains de justice Horaires de travail : base de 37h30 par semaine. 15 RTT - 25 CA 7 jours de FTA Amplitude horaire : 08h30- 17h30. Missions permanentes · Secrétariat de la Direction des soins o Assurer l'accueil téléphonique, la réception des appels et leur transmission. o Gérer les courriers entrants et sortants (réception, enregistrement, diffusion, expédition). o Assurer la gestion de l'agenda Outlook de la Direction des soins. o Organiser les rendez-vous pour le recrutement d'agents : constitution de dossier, demande d'accès et planification dans Outlook de l'agenda de la CPP. o Mettre à jour le répertoire téléphonique des professionnels soignants et des vacataires. o Réaliser les travaux de bureautique (courriers, comptes rendus, notes de service, tableaux de suivi, mise en forme de documents). o Assurer le suivi des échéances, des demandes et des actions engagées : notamment les renouvellements de contrats des agents en lien avec le service RH et le suivi des vacations Hublo en lien avec les cadres de santé et le service RH. · Gestion administrative des stages des étudiants paramédicaux o Elaborer la planification annuelle des stages IDE/AS/kinés/Ergos/EAPA à partir des demandes de places des instituts de formation o Assurer le suivi administratif mensuel des conventions et des dossiers de stage. o Réaliser les demandes d'autorisation d'accès et les démarches administratives associées. o Transmettre les informations aux différentes unités de soins (cadres, RH, informatique, PUI) o Exploiter les questionnaires de satisfaction des étudiants et réaliser les statistiques correspondantes. · Organisation des réunions et instances o Organiser les réunions de la Commission des soins (CSIRMT) : convocations, préparation des dossiers, logistique. o Organiser les COPIL-COVIRIS : convocations, préparation des dossiers, logistique. o Organiser les réunions des cellules des Evènements Indésirables : convocations, préparation des dossiers, logistique. o Assurer la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux des réunions et instances en lien avec la Direction des soins : CSIRMT, COPIL-COVIRIS, EPRI, CLUD, CEI · Gestion des astreintes des cadres de santé o Élaborer et mettre à jour les tableaux mensuels des astreintes. o Transmettre les tableaux d'astreinte à la Direction pour validation. o Établir et transmettre les relevés mensuels d'astreinte au service des paies. o Assurer le suivi administratif des astreintes. · Qualité des soins et gestion des risques o Saisir les questionnaires de satisfaction patients dans BlueKango. o Mettre en forme et indexer de l'ensemble des procédures de l'établissement dans BlueKango selon la Procédure des procédures. o Gérer le circuit des procédures une fois qu'elles sont rédigées par le responsable concerné de la mise en forme à l'archivage informatique BlueKango et papier o En lien avec la coordinatrice qualité, aide à réaliser les supports de communication qualité : lettre qualité, affiches. o Organiser les prélèvements d'eau : réalisation des demandes d'accès des prestataires. Compétences Savoir-faire · Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative. · Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des professionnels et des partenaires, et les orienter vers les interlocuteurs appropriés. · Organiser et gérer les agendas, les rendez-vous et les plannings en fonction des priorités et des contraintes du service. · Maîtriser les outils bureautiques et numériques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams. · Rédiger, mettre en forme et actualiser différents documents professionnels : courriers, comptes rendus, dossiers, tableaux et supports de présentation. · Collecter, traiter et transmettre les informations nécessaires au bon fonctionnement du service, dans le respect des règles de confidentialité. · Identifier les informations pouvant être communiquées aux différents interlocuteurs en respectant le secret professionnel. · Assurer le suivi des dossiers et réaliser les opérations de reporting auprès de la hiérarchie. · Coordonner les échanges entre les différents professionnels et faciliter la circulation de l'information. · Faire preuve de rigueur, d'organisation, de méthode, de réactivité et de capacité d'adaptation. · Travailler en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire, dans le respect de son champ de compétences. · Gérer plusieurs tâches simultanément et hiérarchiser les priorités en fonction des besoins du service. · Anticiper les besoins de la Direction et être force de proposition dans l'organisation administrative. · Appliquer les procédures institutionnelles et respecter les règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité et à la protection des données. Savoir être · Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de loyauté dans l'exercice de ses fonctions. · Posséder un excellent sens de l'organisation, de la rigueur et de la méthode. · Faire preuve d'autonomie, de réactivité et d'anticipation. · Disposer de bonnes capacités d'écoute, de communication et de diplomatie. · Adapter sa communication aux différents interlocuteurs et niveaux hiérarchiques. · Être capable de travailler dans un environnement nécessitant disponibilité, réactivité et gestion des priorités. · Savoir gérer les situations urgentes, les imprévus et les sollicitations multiples avec calme et professionnalisme. · Faire preuve d'esprit d'équipe et de coopération avec l'ensemble des professionnels. · Posséder des capacités d'analyse, de synthèse et de transmission de l'information. · Faire preuve d'impartialité et d'objectivité dans le traitement des situations et des informations. · Respecter les valeurs, les règles institutionnelles et les principes de déontologie du secteur sanitaire. · Être capable de prendre du recul et de conserver une posture professionnelle dans les situations sensibles ou conflictuelles. Connaissances · Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un établissement de santé et notamment le référentiel de certification de la HAS V2025. · Connaissance de l'organisation des activités de soins et du rôle des différents professionnels de santé. · Connaissance des règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité et à la protection des données. · Maîtrise de la communication professionnelle écrite et orale. · Maîtrise des techniques de prise de notes, de rédaction et de mise en forme de documents. · Capacité à utiliser et exploiter des données administratives et des outils de suivi d'activité. Nom et fonction : DUBOIS de SEVIN Marion Cadre Paramédicale de pôle

Téléphone

01 49 84 71 33 - Secrétariat : 01 49 84 71 05

Email

marion.dubois@epsnf.fr

Annonce n°369631 publiée le 15/09/2026 par un
établissement de santé