Emploi Administratif et médico-technique > Val-d’oise

28/08/2026 - Adjoint administratif H/F - IFSI/IFAS (Hôpital NOVO - Site de Pontoise CERGY PONTOISE)

• Val-d’oise (95)
• Pontoise
• CDD (Salarié)

Les missions du poste - Accueil et gestion de la communication avec les étudiants, les élèves et les stagiaires de la formation professionnelle continue ; - Accueil et gestion de la communication du public extérieur et des intervenants professionnels de l'Hôpital NOVO - Gestion administrative des dossiers des situations des étudiants, des élèves et des personnes de la formation professionnelle continue depuis la sélection jusqu'a la diplomation ; - Traitement des courriers, des dossiers dans son domaine et de leur archivage ; - Prises de notes et élaboration de compte-rendu de réunions ; Communication et collaboration avec les formateurs sur les problématiques rencontrées par les étudiants Gestion des instances réglementaires (organisation et préparation des instances, gestion des dossiers, convocations, préparation des instances, prise de notes, élaboration de procès-verbaux...) ; - Gestion des stocks de matériels dans son domaine ; - Accueil et encadrement des stagiaires dans son domaine ; - Participation et organisation des journées portes ouvertes et autres activités de communication pour les instituts.

Exigences du poste Niveau de formation et / ou diplôme(s) Baccalauréat de secrétariat ou équivalent et/ou de BTS secrétariat.

4 2 Compétences requises o Intégrer et mettre en ceuvre les textes régissant la formation conduisant au diplöme d'Etat d'infirmier et au diplôme d'Etat d'aide-soignant ; o Découvrir et connaître une institution ; o Expérience dans le domaine du secrétariat administratif, dans l'accueil du public, dans l'organisation et le suivi d'activités ; o Compétences relationnelles de travail en équipe ; o Compétences méthodologiques et organisationnelles , o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point...) et les nouvelles technologies ; o Connaissance des méthodes et des outils de la qualité et de la gestion des risques. Les qualités organisationnelles : o Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage et un système de gestion documentaire ; o Concevoir et organiser son travail de secrétariat en intégrant la priorisation des activités ; o Avoir un sens aigu des responsabilités ; o Etre autonome ; o Planifier, animer, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour Ieur réalisation. o Faire du reporting à l'équipe de direction, à l'équipe pédagogique et/ou administrative et à ses homologues. Les qualités relationnelles et d'adaptation : o Rigueur et sens de l'anticipation ; o Esprit d'équipe et sens du travail en groupe, de l'intérêt collectif et de la mission de service rendu ; o Sens de l'analyse, de la négociation, de l'observation et de l'écoute ; o Patience, tolérance et diplomatie ; o Respect du travail d'autrui ; o Maîtrise de soi et habileté relationnelle : Lors de la survenue d'imprévus, pour écouter les difficultés, pour argumenter et convaincre et pour communiquer de l'information ; o Travail collaboratif ; o Capacité à se distancer vis-à-vis de situations ; o Disponibilité ; o Respect de la discrétion et des règles de confidentialité ; o Ethique professionnelle; o Loyauté institutionnelle.

Adaptation à l'emploi Tutorat piloté par un homologue avec l'appui du directeur des soins-coordonnateur des IFSI/IFAS et des cadres supérieurs de santé coordinateurs pédagogiques ; Appropriation de la base documentaire sur le réseau partagé ; Formation aux espaces numériques de travail (ENT).

CHAMP D'APPLICATION Cette fiche s'applique aux missions des secrétaires au sein des Instituts de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et des Aides-Soignants (IFAS) de l'Hôpital NOVO sites de Beaumont-sur-Oise et de Pontoise. Ce document a pour objet de présenter les missions principales, les exigences du poste, les activités, les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles et les modalités d'organisation. 1. Présentation des IFSI/IFAS de l'Hôpital NOVO Les IFSI/IFAS de Pontoise et de Beaumont-sur-Oise sont rattachés ä l'H6oital NOVO. Ils sont situés sur 2 communes distinctes de 30 kms Sur Beaumont-sur-Oise: Site des « Oliviers »; Sur Pontoise : En face de l'Hôpital NOVO site de Pontoise. Ils bénéficient d'une direction commune depuis novembre 2016. Ils ont élaboré un projet pédagogique de territoire commun, conformément au « guide pour la coordination des instituts et écoles de formation paramédicale des groupements hospitaliers de territoire » élaboré par l'Agence Régionale de Santé d'lIe-de-France (ARSIF) en 2017. Ils ont pour mission de former des professionnels de santé qualifiés et compétents afin de concourir au service public notamment hospitalier et médicosocial. Les IFSI/IFAS de l'Hôoital NOVO ont contracté et consolidé des Partenariats Institutionnels : avec l'Hôpital NOVO et avec l'ARSlF ; Pédagogiques : avec les autres IFSI/IFAS du département et de la région, avec l'Université de Paris-Cité qui est née de la fusion entre les universités Paris 7 et aris 5 en janvier 2020 et qui permet aux étudiants en soins infirmiers d'obtenir simultanément le diplôme d'État et le grade de Licence, et également avec les structures et services d'accueil des étudiants et élèves en stage ; Financiers : avec le Conseil Régional d'ÎIe-de-France qui assure une grande partie du financement des formations initiales et les entreprises qui participent ä la taxe d'apprentissage. Les IFSI/IFAS de l'Hôeital NOVO sont composés de cino départements et de deux centres de documentation : Le département des formations initiales accueillant des promotions de 95 étudiants en soins infirmiers et 25 élèves aides-soignants sur le site de Pontoise et 75 étudiants en soins infirmiers et 20 élèves aides-soignants sur le site de Beaumont-sur-Oise ; Le département de la coordination des stages gérant les stages des étudiants en soins infirmiers et des élèves aides-soignants de Pontoise et de Beaumont-sur-Oise et des demandes des autres IFSI/IFAS ; Le département de la formation continue agréé comme organisme habilité à dispenser des formations Développement Professionnel Continu (DPC) ; Le département administratif et logistique avec 5 secrétaires bi-site ; Le département de la qualité et de la gestion des risques ; Deux centres de documentation (CDD): un sur le site du CHRD et un au sein des IFSI/IFAS de Beaumont-sur-Oise. L'équipe pluriprofessionnelle est constituée de 40 personnes : un Directeur des soins - Coordonnateur des IFSI/IFAS, trois cadres supérieurs de santé (CSS) - coordinateurs pédagogiques (un par site et un bi-site), une assistante de direction, une équipe administrative composée de 5 secrétaires, une équipe pédagogique composée de 30 formateurs et un intendant.

La définition du poste La secrétaire au sein des instituts de formation bi-site a pour mission principale de contribuer à la gestion administrative de la formation des élèves aides-soignants, des étudiants en soins infirmiers et des personnes inscrites au titre de la formation professionnelle continue.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles Liaisons hiérarchiques N+1 : Directeur des soins - coordonnateur des IFSI/IFAS de l'Hôpital NOVO ; Assistante de direction ; Cadres supérieurs de santé-coordinateurs pédagogiques des IFSI/IFAS de chaque site de l'Hôpital NOVO.

Liaisons fonctionnelles

Cadres supérieurs de santé coordinateurs pédagogiques de chaque site des IFSI/IFAS de l'Hôpital NOVO ; Equipe pédagogique, administrative et logistique ; Département Universitaire des Sciences Infirmières (DUSI) de l'Université de Paris-Cité ; Equipes de directions de l'Hôpital NOVO (finances, ressources humaines, informatiques ...) Organismes de financement, France Travail, .. Directeur, cadre supérieur de santé, formateurs et professionnels d'autres instituts de formation ; Etudiants en soins infirmiers, élèves aides-soignants et participants à des actions de formation continue Isabelle LE FALHER

Directrice des Soins Coordinatrice des Instituts IFSI/IFAS isabelle.le-falher@ght-novo.fr

Annonce n°367792 publiée le 28/08/2026 par un
établissement de santé

14/08/2026 - ARCHIVISTE (Hôpital NOVO - Site de Pontoise CERGY PONTOISE)

• Val-d’oise (95)
• Pontoise
• CDD (Salarié)
• Détachement (Salarié)
• Mutation (Salarié)

L'Hôpital NOVO recrute un archiviste pour le site de Pontoise. Présentation de la structure

L'Hôpital NOVO (Nord-Ouest Val-d'Oise) est un acteur incontournable du service public hospitalier de l'Ile-de-France. Son objectif est de contribuer à lutter contre les inégalités sociales et géographiques en matière d'accès aux soins, par le renforcement des compétences existantes et des coopérations intra et extra hospitalières.

Il se structure autour de 5 sites

Pontoise, Beaumont-sur-Oise, Magny-en-Vexin, Marines et Aincourt.

Présentation du service

Le service des Archives médicales est rattaché à la Direction de l'optimisation du parcours patients et recettes.

Il est composé de 19 agents répartis sur 3 sites (Aincourt, Beaumont-sur-Oise et Pontoise). Identification du poste

Fonction

Archiviste Grade : Agent d'entretien qualifié / Ouvrier principal

Temps de travail

Poste à temps plein (mutation, détachement ou CDD)

Horaires de travail

Du lundi au vendredi : 8 h-16 h (avec pause méridienne de 30 min)

Congés

25 CA (en fonction de la répartition sur l'année : 3 congés supplémentaires).

14 RTT.

Organisation des congés concertée au sein de l'équipe et soumis à validation. Liaisons hiérarchiques Directrice de la stratégie financière et de la performance

Directeur de l'optimisation du parcours patients et recettes Responsable de service des archives médicales Responsable adjoint du service des archives médicales Liaisons fonctionnelles Secrétaire des Archives médicales Secrétariats médicaux et cadres de santé Service Transports

Direction de la Qualité et Gestion des risques et des relations avec les usagers Département de l'Information Médicale Missions du poste

Assurer au quotidien le circuit du dossier patient entre les services de soins et le Service Central des Archives Médicales (SCAM).

Assurer la collecte, le classement et la conservation des archives médicales dans le respect de la réglementation en vigueur. Activités principales Communication

Mise à la disposition des secrétariats médicaux des dossiers patients et gestion des demandes de consultation d'autres archives médicales.

• Livraison quotidienne des dossiers dans des armoires navettes dans les différents services,
• Création des dossiers patients demandés suivant la liste de travail,
• Retours et sorties des dossiers (demandés via le logiciel métier GESMEDIC ou par mail pour le classement ou des cas particuliers),
• Remplacement régulier au poste de « régulateur » : prise en charge des appels téléphoniques pour les demandes urgentes.

Conservation

• Refoulement des dossiers et rangement des rayonnages au sein des magasins,
• Participation aux déménagements entre magasins
• Conditionnement : remplacement de pochettes usagées ou mise en boite,
• Récolement des magasins d'archives : mise à jour du récolement (travail équipe),
• Surveillance des conditions de conservation dans les magasins de conservation.

Activités secondaires Collecte

• Prise en charge et cotation de versements d'archives.

Classement

• Enregistrement des dossiers de maternité aux Urgences gynécologiques,
• Enregistrement des dossiers de patients décédés,
• Intégration de pochettes (dossiers transfusionnels, dossiers de maternité,) transmises par les secrétariats dans les dossiers patients,
• Tri ponctuel de vracs d'archives médicales.

Prérequis et compétences requises Connaissance du monde hospitalier,

Connaissance de la règlementation en vigueur sur les archives hospitalières. Compétences requises

Utilisation des outils bureautiques et des logiciels métiers hospitaliers, Titulaire du permis de conduire B, Discrétion, respect du secret professionnel et médical, Ponctualité, Rigueur, Sens du travail en équipe, Capacité d'adaptation à la polyvalence, Capacité à faire preuve d'autonomie. Risques professionnels / Contraintes du poste Port de charges lourdes, Contact avec la poussière, Activités en sous-sol,

Déplacements occasionnels à prévoir sur les autres sites de l'Hôpital NOVO.

Si vous êtes intéressé(e) par cette offre, vous pouvez adresser votre candidature (lettre de motivation et curriculum vitae détaillé) à : Madame Nathalie DE FREITAS,

Responsable du service des Archives médicales
[email protected]

Date limite de candidature

le 24/06/2026

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

Annonce n°359783 publiée le 14/08/2026 par un
établissement de santé

22/07/2026 - Assistante Médico-Administrative (AMA) - H/F (CMP RABELAIS ASNIERES)

• Hauts-de-Seine (92)
• Moisselles
• CDD (Salarié)
• Détachement (Salarié)
• Mutation (Salarié)

Assistante Médico-Administrative (AMA) Centre Médico-Psychologique (CMP) Identification du poste

Intitulé du poste

Assistante Médico-Administrative (AMA)

Service

Centre Médico-Psychologique (CMP)

Pôle

Asnières sur Seine 92g02

Grade

Assistant médico-administratif ou Adjoint administratif

Temps de travail

Temps complet

Rattachement hiérarchique

Médecin Chef de pôle

Mission générale

Assurer le secrétariat médical et administratif du Centre Médico-Psychologique, contribuer à l'accueil et à l'orientation des usagers, garantir la gestion et le suivi des dossiers patients, et participer à la coordination des activités de l'équipe pluridisciplinaire dans le respect du secret professionnel et des règles de confidentialité. Activités principales Accueil et orientation

Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients, familles et partenaires. Informer, orienter et renseigner les usagers. Recueillir les premières demandes de consultation. Transmettre les informations aux professionnels concernés.

Gestion des rendez-vous Organiser les agendas des psychiatres. Planifier, modifier ou annuler les rendez-vous. Adresser les convocations et rappels aux patients. Gestion administrative des dossiers patients

Créer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs et médicaux.

Vérifier l'identité des patients et la conformité des informations administratives. Assurer le classement et la traçabilité des documents. Veiller à la confidentialité des données de santé. Secrétariat médical

Rédiger, saisir et mettre en forme courriers, certificats médicaux et légaux des patients sous contrainte, comptes rendus et documents médicaux. Assurer le traitement du courrier entrant et sortant.

Diffuser les informations nécessaires aux membres de l'équipe.

Coordination et travail en équipe Participer à la circulation de l'information au sein de l'équipe pluridisciplinaire. Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus.

Collaborer avec les partenaires sanitaires, sociaux et médico-sociaux. Gestion de l'activité Saisir les données d'activité et les actes réalisés. Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi.

Participer à l'amélioration de l'organisation du secrétariat. Compétences requises Savoirs Connaissance du secrétariat médical.

Maîtrise de l'orthographe. Connaissance de l'organisation de la psychiatrie et du secteur ambulatoire. Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.

Connaissance des règles de confidentialité et du secret professionnel. Savoir-faire Accueillir et orienter les usagers. Organiser et gérer des agendas complexes. Rédiger et mettre en forme des documents professionnels.

Prioriser les demandes et gérer les urgences administratives. Savoir-être Sens de l'écoute et de l'accueil. Discrétion professionnelle. Rigueur et organisation. Capacité d'adaptation. Esprit d'équipe.

Gestion des situations difficiles avec des personnes en souffrance psychique. Profil recherché Diplôme de secrétariat médical ou médico-social souhaité. Expérience en secrétariat médical appréciée.

Une expérience en psychiatrie ou santé mentale constitue un atout. Conditions particulières d'exercice Travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire.

Contact régulier avec des patients présentant des troubles psychiques.

Respect strict des règles de confidentialité et du secret médical. Horaires du lundi au vendredi.

Télétravail

non Lieu d'exercice: 5 rue Rabelais 92600 Asnières sur Seine Horaires: 09h00 17H00

Adresser lettre de motivation et CV à

sabrina.convert@eps-rogerprevot.fr

Poste disponible à partir du 04/08/2026 Adresser lettre de motivation et CV à: sabrina.convert@eps-rogerprevot.fr

Annonce n°364366 publiée le 22/07/2026 par un
établissement de santé

18/06/2026 - Assistante Médico-Administrative, secrétariat de Cardiologie (Hôpital NOVO - Site de Pontoise CERGY PONTOISE)

• Val-d’oise (95)
• Pontoise
• CDD (Salarié)
• CDI (Salarié)

L'Hôpital NOVO recrute une Assistante Médico-Administrative pour intervenir à temps plein au secrétariat de Cardiologie, sur le site de Pontoise. Présentation de la structure

L'Hôpital NOVO est un établissement, né de l'union de 3 établissements : le centre hospitalier René-Dubos de Pontoise (CHRD), le Groupe Hospitalier Carnelle Portes de l'Oise (GHCPO) et le Groupement Hospitalier Intercommunal du Vexin (GHIV).

Acteur incontournable du service public hospitalier d'Ile-de-France, son objectif est de contribuer à lutter contre les inégalités sociales et géographiques en matière d'accès aux soins, par le renforcement des compétences existantes et des coopérations intra et extra hospitalières. Présentation du service

Le service de cardiologie dispose des équipes et du plateau technique lui permettant de prendre en charge toute la filière de soins cardiologique. Le service de cardiologie comprend :

• 10 lits d'hôpital de semaine ;
• 12 lits d'hospitalisation complète ;
• 11 lits dans l'Unité de Soins Intensifs de Cardiologie
• Une unité ambulatoire de cardiologie interventionnelle
• Une unité de rythmologie
• Une unité de coronarographie
• Un Hôpital de jour pour traiter les Insuffisances Cardiaques

En externe, le service propose des consultations simples ainsi que des explorations fonctionnelles. Mission générale du secrétariat médical

L'assistante médico-administrative (AMA) est la collaboratrice des médecins et de l'ensemble de l'équipe soignante dans le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives du patient.

Les activités décrites sur cette fiche de poste peuvent varier selon les activités du service et son mode d'organisation et de fonctionnement.

Elles peuvent évoluer en fonction des besoins et exigences du service public. Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles Liaisons hiérarchiques Liaisons fonctionnelles

Directeur des Affaires Financières Optimisation du parcours patients et recettes Odile REYNIER Coordinatrice des Secrétariat Médicaux Marjorie SAGE Cadre Médico-Administratif Katia CHABANON Chef de Pôle Docteur Bruno PHILIPPE Chef de Service Docteur Véronique DECALF Cadre supérieur de santé Cadre de santé Equipe soignante Directions fonctionnelles

DIM

Missions du poste

Le secrétariat médical des unités d'hospitalisation de cardiologie est organisé avec polyvalence entre les AMA.

Les missions prévoient une organisation collaborative avec les médecins, les équipes soignantes, les cadres de santé et les AMA entre elles.

ACCUEILLIR LES USAGERS

• Accueil physique / orientation et accueil téléphonique

GERER LE DOSSIER DU PATIENT

• Demande, gestion et tenue du dossier papier et informatisé
• Classement et archivage des documents
• Gestion des demandes par le service des Droits des Usagers / Gestion des saisies de dossier
• Numérisation des documents dans le Dossier Patient Informatisé (DX CARE)

SUIVI DE L'HOSPITALISATION DU PATIENT

• Suivi des entrées et des sorties des patients
• Saisie des correspondances et lettres de liaison à la sortie du patient (le jour-même)
• Prise de rendez-vous de suivi (consultation, examen)
• Organisation et préparation des documents de sortie

CONTROLER LA COHERENCE DES DONNEES

ASSURER LA CIRCULATION DE L'INFORMATION MEDICALE

• Frappe et relecture avec mise en page des documents médicaux
• Diffusion des documents
• Communication et relais avec les différents intervenants

GERER LES STOCKS DE MATERIEL ET DE PAPETERIEAIDER A LA GESTION DES PLANNINGS MEDICAUXPROGRAMMER LES SEJOURS DES PATIENTS

• Programmation d'examens et envoi des documents au patient
• Gestion des lits en lien avec l'infirmière du flux et réservation
• Participation à la cellule de programmation

GERER LES OUTILS DE COMMUNICATION

• Messagerie institutionnelle personnelle et du secrétariat
• Fax
• Messagerie du téléphone

ELABORER ET TRANSMETTRE LES STATISTIQUES DE L'UNITE PARAMETRER DES LOGICIELS INFORMATIQUES, le cas échéant

ACCUEILLIR ET TUTORER LES NOUVELLES ARRIVANTES ET LES STAGIAIRES

• Transmission du savoir-faire et du savoir être

Qualités requises et savoir-être

• Capacité organisationnelle, rigueur, priorisation
• Capacité relationnelle, diplomatie, esprit d'équipe (entre-aide et polyvalence nécessaire)
• Capacité à développer et diversifier ses compétences au sein de l'institution, prise d'initiative - Ponctualité
• Attitude positive, dynamisme, ouverture d'esprit, affirmation de soi, adaptabilité
• Posture professionnelle : port de la blouse, téléphone portable rangé, port du masque selon les recommandations

Compétences requises

• Maîtrise de l'informatique
• Capacité à appréhender les logiciels institutionnels : DX PLANNING DX CARE CPAGE GESMEDIC WEB 100 T - THEO MEDIREPORT CARDIOREPORT
• Bonne orthographe
• Maîtrise de la terminologie médicale et biologique
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Connaissance des droits des patients
• Bonne vitesse de frappe
• Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'un établissement public de santé

Risques professionnels

• Travail sur écran
• Manipulation de chariots
• Port de charge inférieure à 5 kg
• Risques psycho-sociaux (situation d'agressivité, )

Contraintes liées au poste

• Horaires : 8h30-16h30 (30 min de pause sur le temps personnel pour le déjeuner)
• Organisation des congés en collaboration avec les collègues et après accord du cadre de proximité
• Pas de poste de travail dédié (rotation sur postes de travail différents)
• Polyvalence à développer sur l'ensemble des secrétariats de cardiologie

Evolution possible

• Encadrante des secrétariats médicaux ;
• Coordinatrice des secrétariats médicaux ;
• Technicien en Information Médicale (TIM) ;
• Cadre des archives.

Annonce n°360848 publiée le 18/06/2026 par un
établissement de santé

18/06/2026 - Assistante Médico-Administrative, secrétariat de consultation d’oncologie (Hôpital NOVO - Site de Pontoise CERGY PONTOISE)

• Val-d’oise (95)
• Pontoise
• CDD (Salarié)
• CDI (Salarié)
• Détachement (Salarié)
• Mutation (Salarié)

L'Hôpital NOVO recrute une Assistante Médico-Administrative pour intervenir à temps plein au secrétariat de consultation d'oncologie, sur le site de Pontoise Présentation de la structure

L'Hôpital NOVO est un établissement, né de l'union de 3 établissements : le centre hospitalier René-Dubos de Pontoise (CHRD), le Groupe Hospitalier Carnelle Portes de l'Oise (GHCPO) et le Groupement Hospitalier Intercommunal du Vexin (GHIV).

Acteur incontournable du service public hospitalier d'Ile-de-France, son objectif est de contribuer à lutter contre les inégalités sociales et géographiques en matière d'accès aux soins, par le renforcement des compétences existantes et des coopérations intra et extra hospitalières. Présentation du service

Le service d'Oncologie médicale de l'hôpital prend en charge l'ensemble des cancers à toutes les étapes, dès le diagnostic et jusqu'aux soins palliatifs.

Le service comporte une unité d'hospitalisation de semaine, une unité dhôpital de jour et un service de consultations.

Plus de 1000 nouveaux patients de cancérologie par an sont pris en charge au sein de l'hôpital et 8000 séances de chimiothérapie sont réalisées dans le service

Des réunions multidisciplinaires (RCP) sont réalisées avec l'ensemble des spécialités impliquées dans la prise en charge des cancers pour déterminer la thérapeutique la plus adaptée au patient. Mission générale du secrétariat médical

L'assistante médico-administrative (AMA) est la collaboratrice des médecins et de l'ensemble de l'équipe soignante dans le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives du patient.

Les activités décrites sur cette fiche de poste peuvent varier selon les activités du service et son mode d'organisation et de fonctionnement.

Elles peuvent évoluer en fonction des besoins et exigences du service public. Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles Liaisons hiérarchiques Liaisons fonctionnelles

Directeur des Affaires Financières Optimisation du parcours patients et recettes Odile REYNIER Coordinatrice des Secrétariat Médicaux Marjorie SAGE Cadre Médico-Administratif Katia CHABANON Chef de Pôle Docteur Bruno PHILIPPE Chef de Service Docteur Véronique DECALF Cadre supérieur de santé Cadre de santé Equipe soignante Directions fonctionnelles

DIM

Missions du poste

L'Assistante Médico-Administrative est la collaboratrice des médecins et de l'ensemble de l'équipe soignante dans le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives du patient.

Les activités décrites ci-après peuvent évoluer en fonction des besoins et exigences du pôle de l'établissement et du service public.

ACCUEILLIR LES USAGERS

• Accueil physique et orientation
• Accueil téléphonique
• Identifications et recensements des besoins et attentes des patients et des familles

CONTROLER LA COHERENCE DES DONNEES

• Identito-vigilance
• Contrôle des données administratives du patient
• Contrôle des coordonnées du médecin traitant du patient

ORGANISER LE PARCOURS MEDICO-ADMINISTRATIF DU PATIENT

• Gestion et coordination médico-administrative (agendas, réunions)
• Gestion traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale du patient (Consultation, hospitalisation, chirurgie, examen)
• Traitement des courriers-dossiers et documents dans son domaine de compétences (enregistrement, tri, diffusion, affichage)

GERER LE DOSSIER DU PATIENT

• Demande, gestion et tenue du dossier papier et informatisé
• Classement et archivage des documents
• Gestion des demandes par le service des Droits des Usagers / Gestion des saisies de dossier
• Numérisation des documents dans le Dossier Patient Informatisé (DX CARE)

ASSURER LA CIRCULATION DE L'INFORMATION MEDICALE

• Frappe/relecture/mise en page des documents médicaux dans le respect des indicateurs de qualité
• Diffusion des documents
• Communication et relais avec les différents intervenants

GERER LES STOCKS DE MATERIEL ET DE PAPETERIE

• Gestion du budget annuel
• Commande
• Réception et rangement des livraisons

SAISIR L'ACTIVITE

• Saisie des actes de consultation externe

GERER LES OUTILS DE COMMUNICATION

• Messagerie électronique (boîte professionnelle, de groupe, de diffusion)
• Veille des données relatives au service (annuaire)
• Téléphone
• Fax

PARAMETRER DES LOGICIELS INFORMATIQUESACCUEILLIR ET TUTORER LES NOUVEAUX ARRIVANTS ET LES STAGIAIRES

• Transmission du savoir-faire et du savoir être

Qualités requises et savoir-être

• Capacité organisationnelle, rigueur, priorisation
• Posture professionnelle : port de la blouse, téléphone rangé, tenue adaptée
• Maitrise de soi, gestion de l'agressivité
• Capacité relationnelle, diplomatie, esprit d'équipe (entre-aide et polyvalence)
• Capacité à développer et diversifier ses compétences au sein de l'institution, prise d'initiative
• Ponctualité, assiduité
• Attitude positive, ouverture d'esprit, affirmation de soi, adaptabilité

Compétences requises

• Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'un établissement public de santé
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métier
• Bonne orthographe, règles grammaticales, conjugaison.
• Maîtrise de la terminologie médicale et biologique
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Connaissance des droits des patients et des règles d'identitovigilance
• Définir, adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage (système de gestion documentaire)

Risques professionnels

• Travail sur écran
• Manipulation de chariots
• Port de charge inférieure à 5 kg
• Risques psycho-sociaux (situation d'agressivité, )

Contraintes liées au poste

• Horaires : 8h30-16h30 ou 9h-17h
• Horaires adaptables en fonction des besoins du service : 30 min de pause sur le temps personnel pour le déjeuner
• Organisation des congés annuels et RTT concertée au sein de l'équipe et soumis à validation du Cadre Médico-Administratif
• Polyvalence à développer sur l'ensemble des secrétariats du service d'oncologie

Evolution possible

• Encadrante des secrétariats médicaux ;
• Coordinatrice des secrétariats médicaux ;
• Technicien en Information Médicale (TIM) ;
• Cadre des archives.

Annonce n°360849 publiée le 18/06/2026 par un
établissement de santé

18/06/2026 - Assistante Médico-Administrative, le secrétariat médical de la Maison de Prévention en Santé et d’Accompagnement Thérapeutique (MPSAT), (Hôpital NOVO - Site de Pontoise CERGY PONTOISE)

• Val-d’oise (95)
• Pontoise
• CDD (Salarié)

L'Hôpital NOVO recrute une Assistante Médico-Administrative en CDD, pour une durée de 6 mois, à temps plein, afin de renforcer le secrétariat médical de la Maison de Prévention en Santé et d'Accompagnement Thérapeutique (MPSAT), poste alternativement sur les sites de Pontoise et Aincourt. Présentation de la structure

L'Hôpital NOVO est un établissement, né de l'union de 3 établissements : le centre hospitalier René-Dubos de Pontoise (CHRD), le Groupe Hospitalier Carnelle Portes de l'Oise (GHCPO) et le Groupement Hospitalier Intercommunal du Vexin (GHIV).

Acteur incontournable du service public hospitalier d'Ile-de-France, son objectif est de contribuer à lutter contre les inégalités sociales et géographiques en matière d'accès aux soins, par le renforcement des compétences existantes et des coopérations intra et extra hospitalières. Présentation du service

La Maison de Prévention en Santé et d'Accompagnement Thérapeutique (MPSAT) est un dispositif innovant porté par l'hôpital NOVO qui fait l'objet d'une expérimentation art. 51 pour 5 ans.

Ce dispositif propose un accompagnement global, continu et personnalisé aux patients souffrant de BPCO, incluant la coordination du parcours de soins du patient par un référent en santé issu de son cercle de soins, un parcours d'éducation thérapeutique (ETP) évolutif tout au long de la maladie et des prestations de soins spécialisées.

Cet accompagnement implique une nécessaire collaboration entre professionnels de ville et hospitaliers, tant dans la conception et l'animation des ateliers d'ETP que dans l'accompagnement des patients sur leur parcours de soins, facilitée par une équipe dédiée composée d'un chargé de projet, d'un coordinateur médical, d'un coordinateur paramédical et d'une assistante médico-administrative.

La MPSAT est rattachée au service de pneumologie de Pontoise qui fait partie du pôle « parcours clinique des maladies chroniques ». Mission générale d'un secrétariat médical

L'assistante médico-administrative (AMA) est la collaboratrice des médecins et de l'ensemble de l'équipe soignante dans le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives du patient.

Les activités décrites sur cette fiche de poste peuvent varier selon les activités du service et son mode d'organisation et de fonctionnement.

Elles peuvent évoluer en fonction des besoins et exigences du service public. Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles Liaisons hiérarchiques Liaisons fonctionnelles

Directeur des Affaires Financières Optimisation du parcours patients et recettes Odile REYNIER Coordinatrice des Secrétariat Médicaux Marjorie SAGE Cadre Médico-Administratif

Sophie MIGLIORE - Coordinateur médical, paramédical et chargé de projet MPSAT

• Ensemble des expérimentateurs de ville et hospitaliers MPSAT
• Acteurs internes concernés par l'activité : médecins, cadres de santé, équipes paramédicales, travailleurs sociaux, administratifs, etc.
• Ensemble des directions fonctionnelles et services supports
• Partenaires sanitaires, sociaux et médico-sociaux extrahospitaliers

Missions du poste

L'assistant médico-administratif de la MPSAT assiste le coordinateur médical et paramédical dans la coordination des parcours des patients chroniques de la MPSAT. Il a pour missions principales de :

• Assurer les inclusions administratives des patients
• Planifier les parcours éducatifs et de soins des patients en lien avec leur cercle de soins
• Assurer le suivi administratif des expérimentateurs MPSAT
• Assister le coordinateur paramédical dans l'animation du réseau de professionnels impliqués
• Assurer le suivi des tableaux de bords et de l'activité

Description des activités :

Planification des parcours MPSAT des patients, en lien avec le coordinateur paramédical

• Recueillir les données et mettre à jour les dossiers patients
• Assurer l'inclusion administrative des patients
• Convoquer les patients en fonction des parcours planifiés par le coordinateur paramédical
• S'assurer du bon remplissage du système d'information par les expérimentateurs
• Organiser la logistique des réunions des cercles de soins autant que de besoin
• Assurer la permanence téléphonique en l'absence du coordinateur paramédical

Organisation et suivi des ateliers d'ETP et des prestations de soins pour les patients

• Organiser les étapes du parcours des patients selon les différentes phases et les ateliers thérapeutiques par secteur et groupes de patients
• Identifier les locaux mis à disposition et réserver les créneaux horaires
• Planifier les interventions, pour chaque atelier, des professionnels animateurs
• Accompagner les professionnels sur le plan logistique
• Tenir à jour un tableau de bord (système d'information) permettant de recenser et tracer les interventions des professionnels et les ateliers réalisés
• Recueillir, tracer et traiter les questionnaires de satisfaction des patients

Coordination des consultations semi-urgentes et des hospitalisations directes

• Suppléer au besoin le coordinateur paramédical dans l'organisation des consultations semi-urgentes et des hospitalisations directes : transmettre les informations du dossier patient et faire le lien avec le service (AMA, équipes soignantes)
• S'assurer du recueil des comptes rendus d'hospitalisations le cas échéant dans le système d'information

Animation du réseau de professionnels

• Tenir à jour un annuaire des professionnels impliqués dans la MPSAT
• Rentrer dans le système d'information les données des professionnels et ouvrir les droits d'accès
• Planifier, en lien avec le coordinateur médical et le prestataire formateur, les formations des expérimentateurs à l'ETP et au rôle de référent
• Recueillir et traiter les questionnaires de satisfaction des professionnels expérimentateurs
• Organiser les réunions et groupes de travail : conception d'ateliers, réunions des référents professionnels

Gestion et suivi de l'activité de la MPSAT

• Participer à l'organisation des COPILS et les comités d'éducation thérapeutique
• Fournir les informations nécessaires à la rédaction des rapports d'activité annuels au chargé de projet
• Tenir à jour les tableaux de bord de suivi du système d'information

Organisation du secrétariat

• Horaires de travail : 9h 17h00 du lundi au vendredi (30 min de pause repas)
• Travail en binôme avec l'AMA en poste
• Locaux : 2 postes de travail (Pontoise et Aincourt)
• Organisation des congés concertée avec le binôme AMA et l'infirmière coordinatrice des soins et soumise à validation de la cadre médico-administrative

Qualités requises et savoir-être

• Capacité à s'organiser, à faire preuve de rigueur
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, en transversalité et en réseau
• Capacité à être autonome, être force de propositions
• Capacité à se questionner et à évaluer ses pratiques
• Capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences
• Capacité à gérer ses émotions et faire face à une forte charge de travail
• Capacités relationnelles, d'écoute et de dialogue
• Respect du secret médical, de la confidentialité, des droits des patients et de la sécurité de l'information, devoir de réserve

Formation, Expériences et Compétences requises

• Etre titulaire du BAC F8 / ST2S ou titre certifié en secrétariat médical ;
• Connaissance du milieu hospitalier (organisation et fonctionnement interne d'un établissement de santé) et des réseaux de professionnels du champ sanitaire, social et médico-social
• Expérience en programmation souhaitée : savoir planifier en prenant en compte un ensemble de paramètres
• Maîtrise des outils bureautiques (EXCEL indispensable) et messagerie Outlook
• Maitrise des règles de communication écrite : orthographe, grammaire, conjugaison
• Maîtrise de la terminologie médicale et biologique
• Connaissance des règles d'identitovigilance

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'eploi.

Annonce n°360852 publiée le 18/06/2026 par un
établissement de santé

20/05/2026 - Gestionnaire RH - (H/F) - Temps plein (Etablissement public de santé MOISSELLES)

• Val-d’oise (95)
• Moisselles
• CDD (Salarié)
• Détachement (Salarié)
• Mutation (Salarié)

IDENTIFICATION

Fonctions

Gestion des ressources humaines et de la paie du personnel non médical Ce profil concernera à terme 5 agents.

Grade

Adjoint administratif

Liaisons hiérarchiques

- Attachées d'administration hospitalière de la DRH

• Directrice des Ressources humaines

Liaisons fonctionnelles :

Internes

Tous les services de l'établissement

Externes

Administrations publiques (ARS, DRASS, autres établissements hospitaliers, Trésorerie dEaubonne, Mairies), CNRACL, CPAM, Pôle Emploi,

Présentation du service

1 Directrice Adjointe, 2 Attachées d'administration hospitalière, 1 secrétaire gestionnaire des carrières et des instances,1 chargée de la formation continue, 3 gestionnaires RH, 2 gestionnaires de la paie, 1 gestionnaire chargée du CGOS.

Le service est en cours dintégration de la paie à la gestion.

CONDITIONS ET HORAIRES DE TRAVAIL

Localisation

D. R. H. de lE.P.S. Roger Prévot - 52, rue de Paris 95 570 MOISSELLES

Horaires

9 H 00 / 17 H 00 ou 8 H 30 / 16 H 30

MISSION

Mission générale

Réaliser les activités de gestion des ressources humaines et dexécution de la paie dans le respect des règles de procédure définies. Recevoir, informer, conseiller les professionnels de létablissement (agents et encadrement). Saisie et contrôle des éléments variables de paie, puis procéder au mandatement de la paie.

Activités :

Gestion des entrées et sorties du personnel : constitution et suivi des dossiers administratifs de recrutement (mutation, détachement, contrat de travail et leur renouvellement, disponibilité, démission, retraite, )

Rédaction des actes administratifs ponctuant la carrière : mise en stage, titularisation, affectation, temps de travail, ...

Suivi et gestion des absences

congé maladie, accident du travail, maternité, congé paternité, congé parental et autorisation dabsences exceptionnelles

Préparer, suivre et instruire les dossiers soumis au Comité Médical, Commission de réforme : CLM, CLD, temps partiel thérapeutique, expertise médicale

Constitution des dossiers retraite (CNRACL) : Reconstitution de carrière, estimation, liquidation de pension normale et pension dinvalidité, mise à jour de la Qualification Compte Retraite et Compte individuel retraite (site CNRACL

Instruction des dossiers daccidents de travail et maladie professionnelle : saisie, décision dimputabilité, suivi des prises en charges des soins, attestation de salaire, dossier ATI,

Suivi et mise à jour des tableaux de bord : Commission de retour à lemploi, temps partiel, disponibilité, congé parental, détachement, mouvement des personnels (entrées/sorties), départ à la retraite, Compte Epargne Temps, mise à jour du dossier individuel sur le SIRH (AGIRH)

Gestion des congés

Compte Epargne Temps, Congés Annuels RTT, Congés bonifiés

Paie

Préparation et/ou Saisie des éléments variables de la rémunération, contrôle des bulletins de paie, mandatement (paie et annexes), charges patronales, travaux de fin dannée.

Etablir des estimations de salaire dans le cadre dune embauche. Préparer le calcul de la prime de service.

Préparer les ordres de missions et les états de frais de déplacements. Etablir les tableaux de paiement des vacations.

Fournir des tableaux de bord pour le suivi de labsentéisme, des vacations, etc

QUALIFICATIONS ET QUALITES REQUISES

Formation et/ou qualifications requises

Connaissance du statut du personnel non médical et compréhension des procédures administratives et de leurs implications.

Connaissances particulières

word, excel et logiciel de ressources humaines (AGIRH et BO, RH Look si possible)

Qualités professionnelles :

• discrétion et sens de la confidentialité
• sens relationnel et diplomatie
• aisance téléphonique
• disponibilité, écoute
• sens du travail en équipe
• rigueur et sens de l'organisation

Annonce n°353332 publiée le 20/05/2026 par un
établissement de santé