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22/10/2026 - GESTIONNAIRE DES AFFAIRES MEDICALES (Etablissement de Psychiatrie du Var Pierrefeu-du-Var)

• Var (83)
• Pierrefeu-du-Var
• CDD (Salarié)
• CDI (Salarié)
• Détachement (Salarié)
• Mutation (Salarié)

L'EPSY VAR recrute pour son service Affaires Médicales, Un(e) Gestionnaire. 1 - Gestion administrative et paie du personnel médical RECRUTEMENT ET INTEGRATION : · Constitution du dossier administratif et vérification des documents obligatoires du médecin en fonction de son statut · Rédaction des contrats et conventions · Recrutement et accompagnement des médecins étrangers (titres de séjour, autorisations de travail, diplômes, inscription à l'ordre des médecins, certificats de scolarité) · Préparation des arrivées des internes et des étudiants GESTION ADMINISTRATIVE DE LA CARRIERE : · Établissement des courriers, attestations, décisions de nomination · Changements de grades et d'échelon · Gestion des positions statutaires : congés, maladie, accident de travail, maternité, disponibilité, détachement, mise à disposition, paternité, temps partiel, congés parentaux · Accueil et explication aux médecins des données et caractéristiques de leur situation administrative · Recueil et vérification des éléments constitutifs du dossier individuel des médecins · Gestion des changements d'affectation et des incidences sur la rémunération · Classement et archivage des documents dans les dossiers GESTION DE LA PAIE : · Contrôle et saisie des tableaux de service et variables de paie (déplacements, garde et astreintes) · Vérification de la paie en collaboration avec la deuxième gestionnaire des affaires médicales · Établissement des titres de recettes, attestations de salaires

2 - Suivi du temps de travail médical · Suivi quotidien des congés, récupérations et absences : congés annuels, RTT, récupérations d'astreintes, congés maladies, compte épargne temps, temps additionnel, etc. · Suivi des mouvements (quotité de temps de travail, changements affectations) · Gestion des tableaux de service : réception, vérification, traitement, enregistrement et lien avec la paie · Gestion des tableaux de gardes et astreintes : réception des différents plannings, vérification de leur cohérence, élaboration du tableau mensuel prévisionnel, traitement des modifications en cours de mois et élaboration du tableau réel en lien avec la paie · Suivi des changements de gardes et astreintes des tableaux hebdomadaires.

3 - Formation médicale continue · Constitution des dossiers de remboursement des frais de formation continue du personnel médical · Réception des demandes de formation, vérification de leur conformité, enregistrement, traitement et suivi budgétaire · Suivi des missions de formation et du DPC

4 - Administration générale et suivi documentaire · Rédaction de courriers administratifs · Archivage du dossier médecins · Gestion des conventions relatives au personnel médical (activité d'intérêt général, mise à disposition) · Élaboration des titres de recettes pour les demandes de remboursements AIG et mise à disposition des praticiens auprès d'autres établissements · Gestion des tableaux de bord RH médicaux et suivi des CET · Suivi des absences maladies, formalités avec les organismes de sécurité sociale · Suivi des demandes de remboursement de frais de déplacements

HORAIRES DE TRAVAIL

Base de 38h hebdomadaires, amplitude horaire de 07h36 par jour, du lundi au vendredi

CONDITIONS PARTICULIERES

Travail sur des délais stricts (paie, contrats, permanence de soins). Respect du secret professionnel

COMPETENCES SAVOIR FAIRE ET SAVOIRS ETRE

· Bac à bac + 2 dans le domaine administratif · Connaissance de l'administration publique et du fonctionnement d'un hôpital · Expérience en gestion des affaires médicales ou ressources humaines souhaitée · Connaissance des statuts des personnels médicaux et connaissance des principes de la paie Bureautique et informatique · Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et Internet pour la gestion administrative · Maîtriser les logiciels de gestion des affaires médicales (dossiers médecins, paie, plannings, absences) · Saisir, mettre à jour et extraire des données pour le suivi des dossiers individuels et des tableaux de bord RH Secrétariat · Rechercher et accéder efficacement à l'information administrative et réglementaire · Rédiger différents types de documents : contrats, conventions, courriers administratifs, décisions de nomination, attestations · Mettre à jour et organiser les dossiers individuels du personnel médical, assurer leur archivage et leur suivi quotidien Communication et information · Informer et conseiller les médecins, internes et l'encadrement sur les éléments liés à leur dossier individuel ou à leur situation administrative, en respectant la confidentialité · Traiter ou orienter les demandes de renseignements administratifs · Remonter à la hiérarchie les difficultés rencontrées et proposer des solutions pour améliorer le suivi des dossiers Gestion et organisation · Gérer les priorités et hiérarchiser les activités pour respecter les délais (paie, contrats, permanences de soins) · Analyser de manière critique les informations et les données transmises · Collaborer avec le service de la paie et les autres services (DRH, secrétariats médicaux, finances) pour garantir la cohérence et l'exactitude des dossiers · Tenir un échéancier pour les différentes actions administratives et suivre les procédures internes · Classer et organiser les documents pour assurer la continuité de l'information selon les méthodes internes · Suivre quotidiennement les dossiers en instance et adapter les procédures selon les exigences hiérarchiques · Qualités relationnelles : Travail en équipe, écoute active, respect · Comportements professionnels : Fiabilité, rigueur, autonomie, discrétion et respect de la confidentialité · Capacité à anticiper, à analyser, à alerter et à être force de proposition

PRISE DE POSTE

DÈS QUE POSSIBLE Elodie GENNARO

Annonce n°373555 publiée le 22/10/2026 par un
établissement de santé

16/10/2026 - REFERENT DES SECRETAIRES MEDICAUX (Etablissement de Psychiatrie du Var Pierrefeu-du-Var)

• Var (83)
• Pierrefeu-du-Var
• CDD (Salarié)
• CDI (Salarié)
• Mutation (Salarié)

L'EPSY VAR recherche un(e) référent(e) des secrétaires médicaux à Temps plein 100 % répartit à (40% dédié à la mission de référent et 60% au pool secrétariat en tant que secrétaire dans les services) pour un CDD pérenne de 6 mois ou mutation. Le référent assure l'animation et l'organisation du fonctionnement des assistantes médico-administratives afin de garantir la continuité, la qualité et l'efficience des secrétariats. Il veille à l'harmonisation des pratiques, à l'application des procédures et à l'identification des besoins en formation et en ressources. Il constitue un relais entre les secrétariats médicaux, les équipes médicales et l'encadrement, et contribue à l'amélioration continue des organisations médico-administratives et à la prise en charge administrative du patient. MISSIONS PRINCIPALES : Bureautique et informatique :

• Utiliser les outils bureautiques WORD, EXCEL, OUTLOOCK - Utiliser les logiciels informatiques HEXAGONE et CARIATIDES

Environnement médical :

• Maîtriser le vocabulaire médical

-Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement et du service - Connaitre et appliquer la loi NO 2013-869 du 27.09.2013 relative aux soins sans consentement et la loi NO 2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits du patient Secrétariat :

• Rédiger et mettre en forme différents types de documents (notes, lettres, comptes rendus...) - Maîtriser des techniques de classement - Avoir une excellente maitrise de l'orthographe et grammaire

Accueil, communication, information :

• Discrétion professionnelle et confidentialité - Sens de l'anticipation, de l'organisation, esprit d'initiative, avoir le sens du travail en équipe - Qualités relationnelles : écoute, patience, s'exprimer avec clarté, réactivité, dynamique

Gestion, organisation :

• Être capable de distinguer les priorités et de s'organiser - Faire preuve de mobilité - Participation éventuelle à des groupes de travail

NIVEAU DE FORMATION :

-BAC science médico-sociale ou un diplôme en secrétariat médical -Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical PRISE DE POSTE SOUHAITEE AU 04/01/2027 Elodie GENNARO

Annonce n°373146 publiée le 16/10/2026 par un
établissement de santé