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25/06/2026 - ADJOINT ADMINISTRATIF du Groupement de Coopération Sanitaire du Pays d’Aix (Centre hospitalier spécialisé Aix-en-Provence)

• Bouches-du-Rhône (13)
• Aix-en-Provence
• CDD (Salarié)

IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE

Fonction

Adjoint administratif en institut de formation

Grade

Adjoint administratif

Statut

Titulaire Fonction Publique Hospitalière

Pôle d'activité

Instituts de formation du GCSPA- Site d'Aix-en-Provence

Temps de travail

100%

35H /semaine

MISSIONS

L'agent traite et organise l'ensemble des informations administratives ainsi que les relations internes et externes des instituts du GCSPA en collaboration étroite avec les autres secrétaires. Missions permanentes Dans le cadre institutionnel, le/la secrétaire concourt à :

• Assurer le fonctionnement du secrétariat en collaboration avec les équipes administratives et pédagogiques des instituts de formation du GCSPA
• Gérer l'accueil physique et téléphonique : accueillir, informer, orienter les publics
• Gérer le déroulement du concours d'entrée à l'IFCS (inscriptions, convocations, gestion des épreuves et des résultats, gestion des jurys des épreuves, organisation des épreuves délocalisées et relations avec les instances outremarines, élaboration d'une liste de logements potentiels sur Aix en Provence, statistiques)
• Gérer les inscriptions, demandes de reports de formation et désistement à l'issue du concours
• Assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants
• Assurer la saisie et la diffusion des différents documents liés à l'activité de l'institut
• Gérer le processus de prise en charge des dossiers apprenants : création, transmission de l'information (absentéisme, dossiers de financement (Transitions Pro, CPF, ANFH), relations avec les employeurs (conventions de formation), relevés de présence mensuelle employeurs, France Travail et Transition Pro), organisation et classement des dossiers et épuration pour préparer l'archivage.
• Participer à l'organisation des stages cliniques en liaison directe avec les formatrices de l'institut
• Gérer les dossiers d'évaluation continue des apprenants (notes des modules, appréciations des stages, moyennes des contrôles continus, dossiers scolaires, saisie sur Odessa, acheminement des diplômes)
• Gérer la facturation des intervenants extérieurs (cours, jury concours, jurys évaluation des modules)
• Participer activement au développement de la démarche qualité au sein de l'IFCS (certification Qualiopi)

Missions spécifiques

• Gérer les plateformes numériques et le site internet du GCSPA
• Participer à l'organisation des instances : préparation des documents, invitations et rédaction des procès-verbaux
• Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activité des instituts de formation
• Renseigner les différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DREETS, CEFIEC)

Missions ponctuelles

• Assurer la gestion des stocks, des commandes de fournitures et consommables et suivi des livraisons
• Assurer le suivi de la maintenance d'une partie de l'équipement des instituts de formation
• Préparer les locaux prévus pour les concours, évaluations et soutenances du mémoire
• Participer à la surveillance des épreuves de concours

EXIGENCES DU POSTE SAVOIRS Compétences et capacités requises Compétences :

• Bureautique et informatique : maitrise des logiciels bureautiques (outlook, word, excel, powerpoint, publisher, adobe pdf pro...)
• Communication écrite et orale : écoute active, savoir adapter son message à son interlocuteur, clarté et concision des propos, réactivité, rendre compte à ses supérieurs et collaborer avec les équipes du GCSPA.
• Organisation et planification : sens de l'organisation, planification de ses activités, gestion des priorités et des aléas, faire preuve d'initiative

Qualités professionnelles :

• Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse
• Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative
• Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l'urgence et en équipe
• Rigueur : organisation et méthode
• Dynamisme
• Respect des règles de confidentialité des informations traitées
• Sens du relationnel

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

Liaisons hiérarchiques :

• Administrateur du GCSPA
• Directeure des instituts de formation du GCSPA
• Coordonnatrice pédagogique
• Cadre de Santé Formatrice

Liaisons fonctionnelles :

• Secrétaires des instituts du GCSPA
• Agents administratifs du GCSPA
• Cadres de santé formateurs des instituts du GCSPA
• Agents d'entretien
• Agents du service numérique du CH Montperrin
• Société de maintenance des logiciels des instituts
• Tous les acteurs concourants à la formation des apprenants
• Personnel des différents services des établissements partenaires
• Documentaliste
• Tutelles : Agence Régionale de Santé (ARS), Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS), Conseil Régional, Ministère de la santé
• Université (AMU)

- ENSOSP

• Etablissements de financement

Annonce n°361635 publiée le 25/06/2026 par un
établissement de santé

25/06/2026 - ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF (Centre hospitalier spécialisé Aix-en-Provence)

• Bouches-du-Rhône (13)
• Aix-en-Provence
• CDD (Salarié)

IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE Exigibles :

Poste secrétariat intra-hospitalier - Pôle Ouest - Aix en Provence Psychiatrie adulte

Relations fonctionnelles quotidiennes avec les médecins, cadre supérieur de santé, cadres de santé, assistantes sociales, psychologues, équipes infirmières, bureau des entrées et de la loi.

Horaires

9H 17H du lundi au vendredi / sur la base des 35h/semaine

Diplôme de secrétaire médicale ou du concours de secrétaire médicale Titulaire du baccalauréat Expérience en milieu hospitalier souhaitée

MISSIONS

Accueil physique et téléphonique adapté aux différents interlocuteurs

Gestion et traitement des informations du service en lien avec les partenaires internes et externes

Gestion des dossiers patients (établissement des certificats médicaux, classement, archivage, reproduction)

Intégration et saisie des différents documents administratifs et médicaux dans le DPI Suivi des critères qualité (CRH, identitovigilance) Organisation et planification des agendas médicaux Participation aux différentes réunions de service

EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS

Polyvalence entre les différents postes secrétariat unités d'hospitalisation

Permanence du secrétariat sur les périodes de congés ou d'absence Travail en équipe avec AMA du pôle

CAPACITES REQUISES

Aptitude à la communication et à l'écoute Respect du secret professionnel Aptitude à la discrétion et à la rigueur professionnelle Hiérarchiser les actions lors de situations difficiles Sens du travail en équipe Capacité d'organisation, de méthodologie de travail

Prise de note rapide, rédaction de comptes-rendus, courriers Maîtrise de l'outil informatique Maîtrise de la terminologie médicale

Connaissance de l'environnement institutionnel, législation en santé mentale, droits des usagers.

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLEDRH

Chef de pôle Assistant de Pôle par délégation du Chef de Pôle

Annonce n°361636 publiée le 25/06/2026 par un
établissement de santé

30/01/2026 - ADJOINT ADMINISTRATIF GESTIONNNAIRE AU BUREAU DES ENTREES (Centre hospitalier spécialisé Aix-en-Provence)

• Bouches-du-Rhône (13)
• Aix-en-Provence
• CDD (Salarié)

IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE Exigibles :

ADJOINT ADMINISTRATIF GESTIONNNAIRE AU BUREAU DES ENTREES ET DES SEJOURS, GESTION DES DOSSIERS DES PATIENTS EN SOINS SANS CONSENTEMENT ET EN ISOLEMENT ET / OU EN CONTENTION Loi 2022-46 du 22 janvier 2022 art 17

Horaires de travail du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 sur la base de 35 h par semaine. Des adaptations d'horaires en fonction des besoins ne sont toutefois pas à exclure

MISSIONS

L'agent sera chargé d'assurer l'application et le suivi des mesures d'isolement et de contention relevant de la loi N° 2022-46 du 22/01/2022

Contrôle des mesures d'isolement/contention avec le tableau journalier envoyé par le DIM Enregistrement informatique dans le logiciel Planipsy

Mise à jour du tableau hebdomadaire de suivi des mesures en cours pour le respect des échéances

Bilan et rapprochement avec les secrétariats des unités pour récupérer les documents nécessaires à la saisie des dossiers

Envoi des documents d'information au JLD et constitution de dossiers de saisine du Juge des libertés et de la Détention du tribunal d'Aix suivant un échéancier strict

Suivi quotidien de l'évolution des mesures avec enregistrement dans Planipsy des ordonnances du JLD de maintien ou de main-levées des mesures

Liaison avec les secrétariats médicaux, les unités de soins, le DIM et le greffe du Tribunal judiciaire Participation à la mission d'accueil du Public Tenue de statistiques

EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS

Maîtrise accrue des outils informatiques et du logiciel de gestion du patient (PASTEL) ainsi que du Dossier Patient Informatisé (Cariatides) et du logiciel Planipsy (échéancier des mesures de soins sans consentement)

Assurer une veille règlementaire pour la conformité de la gestion du poste

CAPACITES REQUISES

Cet agent doit avoir une bonne connaissance de la réglementation sur les soins sans consentement, sur les droits des patients et des outils bureautiques (PASTEL, WORD, EXCEL, internet). Faire preuve d'adaptabilité et de rigueur Sens du relationnel

Savoir travailler en autonomie mais aussi en collaboration avec les différents services, unités de soins et le greffe du JLD

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

Placé(e) sous l'autorité de l'Adjoint des Cadres et de la Directrice des Affaires Générales, du Pôle Patients, de la Communication, de la Culture et du Mécénat

Pour tous renseignements, s'adresser à Madame Valérie SABON, l'Adjoint des cadres du bureau des entrées au

04 42 16 17 61

Les candidatures sont à envoyer à Madame SABON à [email protected] avant le 20/02/2026

Annonce n°345642 publiée le 30/01/2026 par un
établissement de santé