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03/02/2026 - Assistante / Assistant de Direction - Secrétariat Direction Soins & Parcours F/H (Centre hospitalier spécialisé Thuir)

• Pyrénées-Orientales (66)
• Thuir
• CDD (Salarié)
• CDI (Salarié)
• Détachement (Salarié)
• Mutation (Salarié)

Le CH de Thuir recherche une/un Assistante / Assistant de Direction pour le Secrétariat de la Direction des Soins et Parcours. Poste à temps plein. Amplitude horaire 8h-17h30.

Rémunération basée sur les grilles de la Fonction Publique Hospitalière.

Formation

Niveau Bac+2 minimum

MISSIONS :

• Fonctionnelles :
• Relation directe avec la Direction Soins et Parcours et les Cadres Supérieurs de Santé
• Organisation évènementielle : préparation des réunions et gestion des agendas
• Coordination entre les différents services (DRH, services de soins, organismes extérieurs) : suivi des effectifs soignants, réponse aux agents, etc.
• Préparation du recrutement des soignants : recueil et enregistrement des candidatures, rédaction des courriers de réponse, convocation aux entretiens, gestion des visites externes etc.
• Participer à la vie de l'établissement et à son rayonnement : visite de la certification,
• Représentation du Centre Hospitalier : Devoir de réserve et de confidentialité envers les données traitées,
• Accueil des intervenants extérieurs (étudiants, patients, agents, organismes, représentants de l'Etat),
• Partenariat avec des organismes de formation (IMFSI, IFAS, IRTS, ARM etc.)
• Etablit un contact direct avec les membres de la hiérarchie.
• Le métier s'exerce en étroite collaboration avec la Direction Soin et Parcours. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l'établissement, de l'extérieur ou du chef d'établissement.
• Coordination des services :
• Transmissions et relais d'informations précises avec tous les interlocuteurs du CHT
• Travail en collaboration avec les services : correspondance courante, accueil physique et téléphonique
• Polyvalence avec le secrétariat de la DRH : agendas, enregistrement et distribution du courrier, RDV, réunions, parapheurs, accueil physique et téléphonique, etc.
• Suivi et traitement des demandes : stages internes ou externes, demandes de RDV, rencontres et réunions, etc.
• Filtrage des communications téléphoniques
• Préparation organisation des réunions et rédaction des comptes rendus (convocation, préparation de dossiers, réservation de salles, PV...),
• Organisation des stages paramédicaux : Préparation des conventions, des imprimés de vaccinations règlementaires, planifications et travail en réseau : contact permanent avec les centres et instituts de formations IMFSI, IRTS, IFAS, ARM etc.
• Gestion administrative :
• Diffusions des documents institutionnels : gardes paramédicales, comptes rendus, invitations, etc.
• Rédaction de courriers institutionnels : affectations, accords de stage, courriers divers visés par la hiérarchie, etc.
• Prise de note et rédaction de notes, rapports et procès-verbaux lors des différentes réunions,
• Synthèse de données à caractères confidentielles : rapports d'activités, bilan de fin d'année, statistiques, etc.
• Préparation de données, diaporamas et autres documents relatifs aux prises en soins et management
• Mise en forme de document et de courrier divers en fonction des besoins de la Direction Soin et Parcours
• Organisation des RDV et gestion les emplois du temps
• Distribution et gestion du courrier aux différents services
• Gestion administrative de l'intranet de la Direction Soin et Parcours avec diffusion de documents en ligne et comptes rendus (gardes paramédicales)
• Commandes de fournitures et vérification de la conformité des livraisons
• Préparation des attestations et documents relatifs au personnel soignant : courrier de soutien
• Contrôle des signatures des chartes HUBLO par les agents
• Coordination des instances de la Direction Soins et Parcours :
• Suivi des projets en cours au sein de l'établissement
• Assistance et suivi d'évènements spécifiques (journées Ethique, Groupe de travail, certification HAS )
• Commission des Soins Infirmiers et de Rééducation Médico-Technique : Préparer les élections, organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et PV.
• Assemblée des Cadres : Organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et CR
• CP2S : Organiser les rencontres, gestion de la réservation des salles de réunion, rédaction et envoi des ODJ et CR
• Rédaction des rapports d'activité et des bilans de fin d'année.
• Coordination Médico-Administrative : lien entre les services, cadres de santé, plannings, stagiaires, etc.

COMPETENCES ATTENDUES :

• Compétences relationnelles
• Sens de l'équipe
• Devoir de réserve et de confidentialité
• Bonne organisation
• Rigueur professionnelle
• Capacité à gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses
• Excellentes compétences rédactionnelles (fond et forme)
• Habilité en informatique
• Disponibilité et flexibilité dans les horaires selon impératifs de service

Annonce n°345839 publiée le 03/02/2026 par un
établissement de santé

09/01/2026 - ENCODEUR GESTIONNAIRE DE DONNEES DE SANTE - CENTRE D'INVESTIGATION CLINIQUE EPIDEMIOLOGIE CLINIQUE - 60% - H/F (Hôpitaux de Brabois Vandoeuvre-les-Nancy)

• Meurthe-et-Moselle (54)
• Nancy
• CDD (Salarié)

Descriptif du poste :

Le Centre d'Investigation Clinique est une structure de recherche ouverte à tout organisme ou établissement de recherche ou de soins, ainsi qu'aux chercheurs et aux investigateurs de toute origine institutionnelle et aux industriels souhaitant réaliser des recherches portant sur l'homme.

Il a pour vocation de participer à des activités de recherche clinique en réseau.

Le CIC-EC centre ses recherches sur le domaine de la santé publique. Il coordonne et accompagne des projets de recherche clinique et populationnelle.

Service

Centre d'Investigation Clinique Epidémiologie Clinique

Horaires

8h00-16h15 (7h30) avec une pause médiane de 45mn 3 jours/semaine à définir

Date estimative de vacance

1er février 2026

DESCRIPTION DES MISSIONS

Création de masques de saisie sous Access

Saisie informatique des données des projets du laboratoire Contrôle qualité des données saisies Anonymisation des données Participation à la démarche qualité du CIC-EC Profil recherché : Être rigoureux et organisé

Être capable de travailler en équipe et de façon polyvalente Niveau BAC ou équivalent Maîtrise des outils informatique (Word, Excel, Outlook) Connaissance du logiciel Access Connaissances en recherche clinique souhaitées

Grade ciblé

Adjoint Administratif

Date limite de dépôt de candidature

30 janvier 2026

Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.

Annonce n°344423 publiée le 09/01/2026 par un
établissement de santé

30/12/2025 - GESTIONNAIRE MARCHÉS PUBLICS - ACHATS MEDICAUX - 100% - H/F (Hôpital Central NANCY)

• Meurthe-et-Moselle (54)
• Nancy
• CDD (Salarié)

Descriptif du poste :

Le CHRU de Nancy, qui assure la responsabilité de la fonction achat pour le compte des 11 établissements du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Hôpitaux Sud Lorraine, est le seul établissement public hospitalier labélisé Relations Fournisseurs et Achats Responsables (RFAR).

Sa politique achat institutionnelle traduit aussi son engagement en matière de développement durable. La Direction des achats est très impliquée dans la modernisation de ces outils informatisés, que ce soit pour l'achat ou la rédaction des documents liés à la passation des marchés.

Au sein de la Direction des Achats du GHT, deux secteurs « achats » sont à distinguer : le secteur des achats médicaux et le secteur des achats non médicaux. Chacun regroupe une équipe de 6 acheteurs et 3 gestionnaires de marchés dont un coordonnateur de gestionnaires.

Le secteur des achats médicaux recrute un( gestionnaire de marchés.

Service

achats médicaux

Horaires

amplitude horaire de 7h30

Date estimative de vacance

Dès que possible

DESCRIPTION DES MISSIONS :

Organiser et gérer, dans le cadre d'un binôme, les procédures de passation de marchés publics sur les segments d'achat relevant de son portefeuille d'attribution,

Garantir ainsi la sécurité juridique des achats du GHT sur les segments d'achat relevant de son portefeuille d'attribution. DESCRIPTIONS DES ACTIVITES :

Assurer les procédures de passation de marchés publics et le suivi de l'exécution des contrats relevant de son portefeuille d'attribution :

Etre force de proposition et de conseil auprès des acheteurs aux fins de définir les dispositions et outils juridiques les plus pertinents à mettre en uvre dans le cadre de la démarche contractuelle envisagée ;

Elaboration des dossiers de consultation des entreprises (notamment rédaction, en collaboration avec l'acheteur, des cahiers des charges administratifs et règlements de la consultation) en lien avec les acheteurs ;

S'investir opérationnellement sur un segment de marchés dédié de son portefeuille d'attribution : Gestion des procédures de passation de marchés publics :

Constitution des dossiers de consultation des entreprises en lien avec l'acheteur, Publicité de la procédure sur la plateforme PLACE, Ouverture des plis,

Information des sociétés attributaires et non retenues suite à la validation du rapport d'analyse des offres présenté par l'acheteur.

Notification des marchés publics aux sociétés attributaires, Mesures de publicité appropriées. Suivi administratif de l'exécution des marchés publics :

Enregistrement et archivage des marchés dans les applications métier,

Rédaction et suivi des documents d'exécution des marchés (avenants, certificats administratifs, reconductions, résiliations, etc.), Suivi des tableaux de bord du service.

Ces activités seront largement appuyées par des outils informatiques permettant de d'automatiser le travail répétitif . Profil recherché : Connaissance du code de la commande publique Bonne qualité rédactionnelle Qualités relationnelles et managériales

Autonomie dans l'organisation et la réalisation des missions confiées

Polyvalence, capacité à gérer simultanément des projets multiples Rigueur et méthode Appétence pour s'approprier des outils informatiques

Grade ciblé

Adjoint Administratif Hospitalier

Date limite de dépôt de candidature

20 janvier 2026

Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.

Annonce n°344152 publiée le 30/12/2025 par un
établissement de santé

24/10/2025 - SECRETAIRE - 50% - H/F (Hôpitaux de Brabois Vandoeuvre-les-Nancy)

• Meurthe-et-Moselle (54)
• Nancy
• CDD (Salarié)

Descriptif du poste :

Service

Social auprès des patients - Site de l'hôpital d'enfants

Fonction

Assistante de l'ASS auprès des patients et des familles

Horaires

Amplitude journalière

0.5 Equivalent TP

Rythme de travail

5 jours par semaine

Position dans l'organigramme :

Rattachement hiérarchique

Responsable du service social des patients, Direction des Coopérations Ville-Hôpital et Responsabilité Populationnelle, DTVMSH,

Rattachement fonctionnel

Services de l'hôpital d'enfants

Missions fonctions principales (à quoi sert le poste ?)

Le CHRU de Nancy mène depuis plusieurs années un travail structurant avec son service social hospitalier, dans une logique de coordination renforcée, de décloisonnement des pratiques et d'accompagnement global des patients.

Rattaché à la direction des Coopérations Ville-Hôpital et Responsabilité Populationnelle, le service social hospitalier s'inscrit pleinement dans cette dynamique, en lien étroit avec les équipes médicales, paramédicales et les partenaires du territoire. Définition de « à quoi sert le poste ? » :

Poste de secrétaire intégré à une équipe avec des missions spécifiques à l'hôpital d'enfants Fonctions principales :

Accueil/Information/Orientation auprès des familles, des personnels soignants et paramédicaux ainsi que des interlocuteurs extérieurs Accueil physique et téléphonique Information et Orientation Activités techniques Bureautique (rapports, courriers, documents divers)

Gestion des dossiers (recherche d'éléments administratifs, participation à l'organisation du dossier, classement et archivage)

Documentation

recherche, mise à jour, classement et archivage. Photocopies et envoi de documents divers par fax, mail

Activités "sociales" en lien avec l'assistante sociale

Participation à la prise en charge des malades au travers de démarches et de liaisons internes/externes (services administratifs, services médicaux, établissements extérieurs) Activités spécifiques

Fonctions de développement de service (création de dossiers sociaux, procédures) Maintenance/logistique : gestion du vestiaire, commande de fournitures Gestion des demandes d'interprétariats (mails, téléphone) Responsabilité encadrement :

La secrétaire engage sa responsabilité professionnelle dans les actions menées, sous la responsabilité directe des assistantes sociales auprès des patients Elle doit en référer au cadre socio-éducatif chaque fois que cela s'avère nécessaire pour conseil technique ou validation hiérarchique. Elle est tenue au secret professionnel strict. Description des activités et des tâches Courrier

Utiliser les différents outils (Internet et Intranet messagerie électronique) Gestion des dossiers Utiliser les techniques de classement et d'archivage Respecter les procédures définies Faciliter l'accès permanent aux dossiers. Documents administratifs

Utiliser les logiciels appropriés (traitement de textes tableurs Internet Dx Care GAM (Gestion Administrative du Patient) Via Trajectoire) Utiliser photocopieur et imprimante Renseigner des imprimés Statistiques Utiliser l'outil informatique (Dx Care et Excel) Synthétiser, mettre en forme et présenter des données Information

Faciliter l'accès à l'information, vers des destinataires identifiés au préalable Suivre le circuit de l'information

Utiliser les outils de traitement de l'information (téléphone mail - notes de services) Respecter les procédures Accueil physique et téléphonique Savoir se présenter Être à l'écoute et s'assurer de la bonne compréhension Savoir terminer un entretien téléphonique Identifier les priorités Réagir de façon pertinente aux situations difficiles Transmettre les informations Profil recherché : Exigences physiques :

Aucune, mais être capable de gérer le stress inhérent à un service au contact du public avec un accueil téléphonique et physique important. Caractéristiques des tâches - environnement :

Etre capable de gérer simultanément plusieurs tâches, respecter les délais, identifier les priorités et les urgences. Travail essentiellement sur ordinateur (position assise) Outils et moyens mis à disposition du poste : Un bureau attribué au secrétariat Outil informatique Photocopieur. Éléments d'une procédure d'intégration Informations à donner au candidat

Présence sur place d'assistantes sociales attachées au Service Social auprès des patients Présence de collègues secrétaires sur d'autres sites

Grade Ciblé

Adjoint Administratif

Date de limite de dépôt de candidatures

14 novembre 2025

Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.

Annonce n°343026 publiée le 24/10/2025 par un
établissement de santé

25/04/2023 - Un Assistant Médico-Administratif - H/F - Service Neuro-Radiologie - (Réf : 018122) (CHU Grenoble Alpes - Site NORD La Tronche)

• Isère (38)
• Grenoble
• CDD (Salarié)
• Détachement (Salarié)
• Mutation (Salarié)

Le CHU Grenoble Alpes recrute :

Un Assistant Médico-Administratif - H/F - Service Neuro-Radiologie - (Réf : 018122)

Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique hospitalière par voie de mutation ou de détachement, aux titulaires des autres fonctions publiques par voie de détachement et aux contractuels en Contrat à Durée Déterminée (CDD)

Quotité de temps de travail

100%

Missions

Le service de Neuro-radiologie et d’Imagerie par Résonance magnétique est situé sur le site Nord, réparti sur deux emplacements différents : la Neuro-radiologie au 4e étage de l’Hôpital Michallon et l’IRM dans un bâtiment extérieur. Les activités spécifiques au poste :

Gestion des rendez-vous de scanners et IRM cérébraux, pelviennes, digestives et cardiaques.

Accueil physique des patients. vérification stricte de l’identité de chaque patient hospitalisé ou consultant.

Edition des comptes rendus d’examens scannographiques, IRM et angiographiques. Imagerie interventionnelle :

Planification des différents actes diagnostiques et thérapeutiques. Planification des consultations médicales de suivi

Organisation de l’hospitalisation en coordination avec les services hébergeurs ou en chirurgie ambulatoire. Traitement et archivage des dossiers. Profil Savoirs faire/technicité Maîtrise de l’orthographe et de la terminologie médicale.

Utilisation du logiciel Système d’Information Radiologique (SIR), du logiciel IP OP pour la programmation des examens interventionnels, cristal link, WORD, outlook.

Mettre à jour ses connaissances en fonction de l’évolution des techniques et logiciels. Savoirs être

Maîtrise de soi, patience, écoute, faire preuve de diplomatie avec ses interlocuteurs.

Respect du patient et sens de l'éthique

neutralité de jugement et bienveillance pour les patients.

Capacité à communiquer au sein d'une équipe pluridisciplinaire.

Respect de son collègue de travail et des autres professionnels.

Respect des règles collectives (règlement CHUGA - règlement interne au service)

Esprit d'équipe

écoute, échanges d'idées et de pratiques, sentiment d’appartenance au groupe pluri professionnel.

Respect de la hiérarchie. Ponctualité, disponibilité. Tenue correcte vestimentaire et personnelle. Rigueur dans le travail. Conscience professionnelle. Conditions de travail

Type de contrat

CDD Détachement Mutation

A pourvoir le

Une prise de fonction est souhaitée dès que possible.

Temps de travail

100%

Lieu

Service Neuro-Radiologie - IRM

Date limite des dépôts de candidature

17/11/2022

Contact :

Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) au plus tard le 17/11/2022, à l'attention de :

• Madame Anais BOCQUIN ([email protected])

Annonce n°168333 publiée le 25/04/2023 par un
établissement de santé

01/03/2023 - Opérateur des Soins Non Programmés SAMU 59 H/F (Hôpital LILLE)

• Nord (59)
• Lille
• CDD (Salarié)

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT

Direction du Service d'Accès aux Soins (SAS)

METIER DE RATTACHEMENT

Agent administratif

SECTEUR DAFFECTATION

Service d'Accès aux Soins (SAS), Soins Non Programmés Ambulatoires.

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE

TYPE DE ROULEMENT

1 Week end sur 2

BASE HORAIRE

poste de 12h (8h/20h 12h/00h 20h/8h).

Dépassement horaire possible en cas d'evènement exceptionnel.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Hiérarchique N+1 : Encadrement du SAS, à définir, Hiérarchique N+2 : Equipe managériale du SAS, à définir

MISSION PRINCIPALE

LOSNP travaille au sein du SAS, composé comme suit:

• LAide Médicale dUrgence (AMU) ;
• La Permanence Des Soins Ambulatoires (PDSA) ;
• Les Soins Non Programmés Ambulatoires (SNPA) ;
• La régulation périnatale ;
• La régulation des appels pour motif psycho-sociaux.

LOSNP est affecté aux SNPA et ses missions sont :

• Accueillir les appels téléphoniques dans un contexte de demande de soins non programmés ou de conseil médical ;
• Prioriser lorientation vers le médecin régulateur ;
• Gérer les flux dappels et les files dattente téléphonique ;
• Déclencher les effecteurs prescrits par le médecin régulateur ;
• Assurer la traçabilité du dossier jusquà la fin de la prise en charge du patient ;
• Sassurer de contacter en priorité le médecin traitant via le service de gestion des soins non programmés ;
• Contacter les différents effecteurs dont les Communautés Professionnelles Territoriales de Santé (CPTS) afin dorganiser avec elle les rendez-vous nécessaires à la prise en charge du patient. Prise de RDV via les applications informatisées (agenda de consultations, organisation des rendez- vous téléphonique auprès tous les professionnels de santé.) ;

TACHES PRINCIPALES :

• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de lidentitovigilance;
• Déterminer le motif dappel ;
• Retranscription de lensemble des éléments à caractère médical ;
• Transmission de lensemble des informations communiqué par le patient sur son état clinique ;
• Transmission des éléments administratifs et synthèse objective de lentretien au médecin régulateur.
• Envoi d'un médecin effecteur en visite à domicile ou en consultation à son cabinet ;
• Envoi d'une ambulance privée en lien avec le dispositif mis en oeuvre par le SAMU, centre 15.
• Transmettre à l'appelant toutes coordonnées utiles: Pharmacie de garde ; Dentiste ; Kinésithérapeutes de garde ; Maison Médicale, Infirmière, etc.
• Participer à la mise en place des nouveaux outils informatiques indispensables à la fonction ;
• Participer à la mise à jour des bases de données ;
• Réalisation de tâches administratives à la demande de l'encadrement et du coordonnateur de réseaux ;
• Gérer la clôture administrative des dossiers ;
• Accompagnement et formation des nouveaux professionnels ;
• Hygiène du poste de travail.

Profil recherché :

SAVOIRS

Connaissances détaillées

Organisation des systèmes durgence, Gestion du stress, Vocabulaire médical, Bureautique, Références et connaissances du réseau social

Connaissances approfondies

Réseaux sanitaires, sociaux, et médico sociaux, Géographie et topographie du secteur sanitaire, Technique daccueil téléphonique, Protocoles et procédures (appels, matériels.. .),Techniques de communication

SAVOIR-FAIRE

• Identifier le motif de recours à partir dun interrogatoire sommaire ;
• Synthétiser les informations médicales dans le dossier de régulation ;
• Maîtriser les outils informatiques (métier) et de téléphonies avancées ;
• Maîtrise des techniques de communication à distance ;
• Maîtrise de la bureautique ;
• Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions en fonction de leur degré dimportance ;
• Travailler en équipe pluridisciplinaire, en réseau.

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

• Sens de l'organisation et des responsabilités ;
• Adaptabilité ;
• Respect des règles du secret professionnel ;
• Savoir travailler en réseau;
• Méthode, rigueur ;
• Dynamisme ;
• Capacité d'observation et d'analyse rapide ;
• Esprit de synthèse ;

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

• Sens de l'organisation et des responsabilités ;
• Adaptabilité ;
• Respect des règles du secret professionnel ;
• Savoir travailler en réseau;
• Méthode, rigueur ;
• Dynamisme ;
• Capacité d'observation et d'analyse rapide ;
• Esprit de synthèse ;

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

• Tous les professionnels de santé de premier recours sollicités dans le cadre de la prise en charge du patient ;
• ARM de Front Office ;
• Médecins régulateurs ;
• Médecins traitants et médecins effecteurs ;
• Ensemble des professionnels de santé pouvant intervenir dans la prise en charge du patient après régulation: Pharmacien, Chirurgien-Dentiste, Kinésithérapeute, Infirmière, Psychologue, etc.
• Partenaires des services de secours ou du travail social pour la mise en oeuvre des interventions ;
• Partenaires des réseaux médico sociaux ;
• CPTS ou tout autre dispositif territorial de premier recours : Maison Médicale de garde, Centre de santé, etc.

CONDITIONS PARTICULIERES DEXERCICE

Travail dans un milieu clos avec un niveau sonore pouvant être élevé et nécessitant des capacités dattention soutenue ;

Importantes fluctuations dactivité sur la période de travail ; Amplitude de travail de 12 heures

EXPERIENCE PROFESSIONNELLES SOUHAITEE

• Expérience dans le domaine du secrétariat médical ;
• Expérience en centre dappel ;
• Expérience en secteur sanitaire ;
• Aisance de frappe ;
• Connaissance dune langue étrangère souhaitée.

Annonce n°341317 publiée le 01/03/2023 par un
établissement de santé

16/02/2023 - GESTIONNAIRE MAINTENANCE EQUIPEMENTS (AP-HP Paris)

• Paris (75)
• Paris
• Mutation (Salarié)

GROUPE HOSPITALIER

APHP.NORD ETABLISSEMENT : Hôpital universitaire Robert-Debré - Saint Louis – Lariboisière - Bretonneau DATE DE MISE A JOUR 28 janvier 2022

INTITULE DU POSTE

Gestionnaire maintenance équipements NOM DU GESTIONNAIRE AFFECTE AU SECTEUR :

METIER

GESTIONNAIRE

CODE METIER

25F30

GRADE

Adjoint Administratif

STRUCTURE

Direction des investissements et de la maintenance

PERSONNE A CONTACTER

Mme OLINGA Nadia, nadia.olinga@aphp.fr

POLE

INTITULE

Administratif – Technique - Logistique ________________________________________ ACTIVITE : Fonctions supports

SERVICE

• PRESENTATION DE LA DIRECTION

Le groupe hospitalier APHP.NORD – UNIVERSITE DE PARIS comprend 8 établissements.

La direction de l’investissement est répartie en trois secteurs géographiques : - Ouest : Bichat/Beaujon/Louis Mourier - Centre : Lariboisière/Fernand Widal/Bretonneau - Est : Saint Louis/Robert-Debré

Le poste à pourvoir est sur le périmètre des secteurs Centre et Est. La Direction des Investissements et de la Maintenance a pour mission de participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des programmes d’investissement et de maintenance du GH (équipements, travaux), et d’en assurer la gestion financière et comptable.

Elle comprend des pôles multi-sites

- Le pôle biomédical, équipements et maintenance hôtelière - Le pôle maintenance technique - Le pôle travaux - Le pôle administratif

• COMPOSITION DE L’EQUIPE

Le bureau des équipements secteur maintenance appartient au pôle administratif. Il est composé : - De deux gestionnaire en charge de la partie maintenance et réparation des équipements - De deux gestionnaires en charge de la gestion des contrats de maintenance des équipements biomédicaux.

Le gestionnaire sera amené à travailler en collaboration avec 6 Ingénieurs biomédicaux dont un ingénieur responsable de la maintenance.

LIAISONS

HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) Responsable du pôle administratif

________________________________________ FONCTIONNELLES  Ingénieurs biomédicaux  Les services des établissements  Cellule marché  Les autres secteurs de la Direction des investissements  Fournisseurs et prestataires de service pour la maintenance des équipements biomédicaux  Organisme de contrôle pour le suivi des contrôles périodiques réglementaires

ACTIVITES

Le gestionnaire travaille pour les sites de Lariboisière, Fernand Widal, Bretonneau, Saint Louis, Robert Debré. Missions générales et permanentes :

A. Gestion administrative de la maintenance des équipements biomédicaux • Emission des Bons de Commande • Réception du Service Fait • Suivi du cockpit avec le Service Facturier central • Suivi des interventions en relation avec les techniciens • Suivi, engagement et mise en œuvre de la planification des contrats de maintenance • Suivi de la situation financière • Suivi des contrats maintenance • Relance des fournisseurs • Suivi demandes interventions des services dans ASSET+ et envoi au fournisseur pour planification de visite sur site • Envoi rapport intervention fournisseur et enregistrement dans ASSET+ de l’intervention close

B. Participation à la démarche qualité des services biomédicaux • Respect des procédures en vigueur • Participation à l'amélioration du système qualité • Elaboration de non-conformités

Missions spécifiques et transversales (qualité) :  Evaluation des fournisseurs

QUOTITE DE TRAVAIL

Temps plein

HORAIRES DE TRAVAIL

Agent au décompte horaire

9h00-16h36 30 minutes de pause méridienne sur le temps de travail

COMPETENCES REQUISESSAVOIR FAIRE REQUIS

 Sens des relations humaines et de la communication  Esprit d'équipe et esprit d’initiative  Sens des responsabilités et des priorités  Organisation et Rigueur professionnelle  Capacités de négociation et autonomie  Intérêt pour une démarche Qualité

CONNAISSANCES ASSOCIEES

 Techniques et réglementations hospitalières  Conduite et gestion de projets  Méthodologie d’analyse d’offres techniques et financières  Hygiène hospitalière  Connaissance des logiciels métier : SAP  Maitrise du pack office : Excel et Word

PRE-REQUIS

• Expérience en milieu hospitalier souhaitée • Connaissance des logiciels métier : SAP • Maitrise du pack office : Excel et Word

RISQUES PROFESSIONNELS ET MESURES PREVENTIVES

RSIQUES PROFESIONNELS ET MESURES PREVENTIVES • Risques professionnels : Travail sur écran et postures • Mesures préventives : Matériel informatique adapté, actualisé

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELSFORMATIONS A LA SECURITE ET A LA SANTE LIEES AU TRAVAIL

 Formation incendie

FORMATIONS POUR HABILITATION OU ATTESTATION DE COMPETENCE

• Oui
• Non  Si Oui, précisez :

GESTION INDIVIDUELLE DES EXPOSITIONS AUX RISQUES PROFESSIONNELS

Indiquez si les expositions professionnelles à ce poste sont tracées ou non dans le DISERP

• Oui

 Non

SURVEILLANCE MEDICALE

« Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé ». « Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer ». Mme Nadia OLINGA Responsable du pôle administratif - Direction des Investissements et de la Maintenance Hôpitaux Saint Louis-Robert Debré-Lariboisière-Fernand Widal-Bretonneau AP-HP. Nord – Université de Paris

06.25.80.32.56 01.42.49.98.25 (Saint Louis) 01.49.95.66.20 (Lariboisière)

Annonce n°145449 publiée le 16/02/2023 par un
établissement de santé

27/01/2023 - Gestionnaire Ressources Humaines H/F (Hôpital LILLE)

• Nord (59)
• Lille
• CDD (Salarié)

La Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales du CHU de Lille est une des plus grosses DRH hospitalières de France. Elle s appuie sur près de 120 collaborateurs pour assurer la fonction ressources humaines non médicales pour environ 13 500 professionnels en exercice ou en formation.

Dans le cadre de la première campagne de recensement des demandes individuelles de télétravail, vous serez placé(e) sous l autorité hiérarchique de la Responsable de la politique managériale et de l accompagnement RH des projets et chargé(e) de :

participer à la vérification des demandes de télétravail faites par les agents (vérification des pièces, dossier complet)

participer à la saisie des demande dans loutil partagé et réalise les réponses, le tout dans le respect des délais fixés par la réglementation.

Le cas échéant, solliciter lencadrement ou les agents lorsquune pièce ou un élément est manquant. Les tâches principales sont les suivantes:

Réception des dossiers sur la boite mail générique dédiée à cet effet et vérification : le dossier doit être intégralement remplis, accompagné des pièces justificatives nécessaires ;

Relances éventuelles si des pièces sont manquantes (auprès de lencadrement ou/et agent) ;

Saisie des demandes dans la base de données pour préparation du publipostage (en prévision des réponses), et pour partage des informations auprès de la direction des ressources numériques ; Envoi des autorisations de télétravail ;

Information et conseil auprès des cadres ou des futurs télétravailleurs (en lien avec la N+1) Profil recherché : Respect des process.

Faire preuve de rigueur dans la vérification des informations transmises.

Maîtrise des outils bureautiques pour reporting (excel / tableaux de suivi) ou publipostages.

Capacité à adopter un comportement adapté dans ses relations avec autrui (à lécrit et à loral). Capacité à travailler en équipe.

Annonce n°341311 publiée le 27/01/2023 par un
établissement de santé

02/01/2023 - Gestionnaire administratif - Service Carrière H/F (Hôpital LILLE)

• Nord (59)
• Lille
• CDI (Salarié)

Environnement et contexte de travail :

Direction de rattachement

Direction des Ressources HumainesMétier de rattachement : Gestionnaire administratif Grade : Adjoint administratif Secteur d affectation : Service Carrière Horaires de travail associés au poste :

Base horaire

39 heures Créneaux horaires possibles : 8h00-17h00 ou 9h00-18h00 (Pas de week end) Mission principale :

Organisation des concours, gestion des positions statutaires, gestion des congés bonifiés Tâches principales :

Organisation et suivi des concours administratifs/examens professionnels : Organisation des concours, constitution des jurys, planification des épreuves, réception et étude des dossiers de candidatures, organisation des réunions de jury et accompagnements des jurys, publication des résultats. Etats de frais et indemnisations des membres de jury le cas échéant.

Gestion des positions statutaires

Gestion et suivi administratif des agents en position de disponibilité, de détachement, de congés parental et de congés de présence parentale, en lien le cas échéants avec les établissements concernés et dans le respect des engagements de servir.

Gestion des congés bonifiés

Recensement des demandes de départ ; intermédiaire entre le fournisseur et les bénéficiaires ; vérification des billets et transmission aux agents.

Archivage

Organiser les opérations denvoi et de retour des dossiers archivés auprès du prestataire extérieur.

Autre

Conseil auprès des PAGRH et des établissements du Département ; gestion des positions dabsence pour action de coopération internationale humanitaireLes missions sont susceptibles dévoluer en fonction des besoins du service et de lévolution de la répartition des missions confiées au service.

Profil recherché

Savoirs :

Connaissance de la réglementation de la Fonction Publique Hospitalière Savoir-Faire :

Utiliser les outils bureautiques et le logiciel RH (MRH)Identifier les demandes et sadapter aux différents interlocuteurs et situationsSadapter aux nouvelles organisations ou méthodesPrioriser ou hiérarchiser les activités à réaliserRespecter les consignes de confidentialitéIdentifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnelRigueurRédaction de courriersSavoir-Faire relationnels :

Discrétion (respect du secret professionnel) et confidentialitéSens de laccueil des usagersEsprit déquipe

Annonce n°341283 publiée le 02/01/2023 par un
établissement de santé

21/11/2022 - Secrétaire 50% - Centre de formation d assistant de régulation médicale H/F (Hôpital LILLE)

• Nord (59)
• Lille
• CDI (Salarié)

Environnement et contexte de travail :

Métier de rattachement

Secrétaire

Grade

Adjoint administratif

Secteur d affectation

Centre de Formation d Assistant de Régulation (CFARM)

Quotité de temps de travail

50%

Mission et compétences :

Mission principale

Secrétariat de la formation d assistant de régulation médicale

Compétences

Relationnelles confirmées, Gestion administrative, Gestion financière

Activités principales :

Organisation des épreuves de sélection pour les élèves ARM :

Mise à disposition des dossiers dinscription demandésRéception des dossiers : vérification de la conformité du dossier dinscription, saisie informatique des donnéesConvocations aux épreuves de sélectionSuivi des émargements et des absencesRenvoi des dossiers non retenusEnvois des courriers dadmission en formationFormation au Diplôme dassistant de régulation médicale (DARM) :

1 à 2 promotions délèves par an (25 élèves) :la première de janvier à novembrela seconde de septembre à juilletPréparation avant lentrée des élèves :

Gestion des contrats de formationRéalisation des badges des élèves, du trombinoscope des promotions ARMRéalisation des attestations : dentrée en formation, de présences mensuelles, de présences journalièresGestion des dossiers administratifs des élèvesStages :

Conventions de stages hospitaliers et professionnels (tous les ans en début dannée)Courriers dannonces aux terrains de stage (stages extérieurs et CHU de LILLE)Préparation des attestations de présence en stage et des fiches de compétenceParticipation à lorganisation pédagogique :

Vérification et traçabilité des fiches dévaluation de stage, des attestations de présence en stages hospitaliers et professionnelsPréparation des documents pour le jury plénier : vérification de la présence de lensemble des documents requisGestion administrative des instances et rédaction des comptes-rendusGestion budgétaire :

Facturation via lapplication GEFGestion des dossiers administratifs en relation avec les organismes financeurs : pôle emploi, mission locale, Conseil Régional, OPCO, DRH des établissements de santé Information téléphonique sur les modalités dorganisation des formations et leur financement auprès des différents publicsRéalisation individualisée des contrats de formation en fonction des partenaires financeursSaisie informatique :

Réponses aux enquêtes des tutelles et organismes partenairesTraçabilité et archivage des enquêtes de satisfaction en fin de formationAutres :

Gestion des archives de son secteur dactivité selon les procédures institutionnellesPhotocopies : documents administratifs, règlement intérieur, supports de cours des élèves et stagiaires, Communication extérieure : courriers et courriels diffusés pour la promotion dactions ponctuelles de formation et de formations continues des ARMEnregistrement de données dans différents logiciels spécifiques à la formationMissions transversales :

Remplacement ponctuel au secrétariat de lIFADémarche qualité et certification de la CGFRP, déclinaison au CFARM
Profil recherché : Savoir-Faire :

Maîtrise de la syntaxe, de lorthographe et de la grammaireAisance dans toutes les formes de communicationMaîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, OutlookSens de lorganisation et des responsabilitésRigueur dans la gestion administrative et financièreSens du travail en équipeAccueil physique et téléphoniqueDiscrétionDynamisme, disponibilitéCapacités dinitiative, esprit de synthèseSavoir-Faire Relationnels :

Sens du rendre compteRigueurDynamismeCapacité d observation et d analyse rapideEsprit d équipe et disponibilitéMaîtrise de soi et discrétionExpérience professionnelle souhaitée :

Une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, notamment dans l accueil du public est souhaitée et de la maîtrise des outils bureautique.

Annonce n°341245 publiée le 21/11/2022 par un
établissement de santé

15/11/2022 - Standardiste H/F (Hôpital LILLE)

• Nord (59)
• Lille
• CDD (Salarié)

HORAIRE DE TRAVAIL

7h00 -14h00 / 9h00 -17h00 / 14h00 -21h00 / Week Ends et jours Fériés

MISSION PRINCIPALE

Réceptionner, renseigner et orienter tous les appels téléphoniques.

TACHES PRINCIPALES

Réception et orientation des appels téléphoniques externes et internes

Mise en communication des appels internes vers les correspondants extérieurs Recherche déléments permettant la transmission des appels

Gestion des missions annexes (POIS, cellule de crise, HopLine, Transport Sanitaire) Profil recherché :

SAVOIRS

Connaissances générales

Equipements de téléphonie et logiciels utilisés ; Droit hospitalier ; Organisation du fonctionnement de létablissement ; Gestion du stress; Ethique et déontologie

Connaissances détaillées

Techniques daccueil téléphonique et procédures associées au Standard ; Géographie et topographie de létablissement et les spécialités CHU

SAVOIR-FAIRE

Utiliser les techniques daccueil et de communication téléphonique

Reformuler les questions de linterlocuteur en vue dune meilleure compréhension de la demande

Utiliser les outils informatiques de gestion des appels et de la recherche annuaire

Repérer rapidement les interlocuteurs demandés lors dun appel Evaluer lurgence dun appel et alerter Orienter rapidement linterlocuteur vers le bon poste

Créer une relation découte permettant de canaliser lagressivité éventuelle de linterlocuteur

Apporter une réponse adaptée à la demande de linterlocuteur avec la procédure mise en oeuvre

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

Capacité à travailler en équipe

Adaptation des plannings de travail à la demande des Opérateurs ou de lencadrement

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Services hospitaliers pour la transmission des appels aux personnes hospitalisées ou hébergées.

Tous types dinterlocuteurs externes pour la transmission dappels

CONDITIONS PARTICULIERES DEXERCICE

Travail weekend, jours fériés et nuit Travail avec écouteurs

Adaptation aux conditions de travail en autonomie (soir, weekend, jours fériés )

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience dans un service daccueil.

Annonce n°341238 publiée le 15/11/2022 par un
établissement de santé

04/11/2022 - GESTIONNAIRE PAGRH POINT D ACCUEIL ET DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES H/F (Hôpital LILLE)

• Nord (59)
• Lille
• CDI (Salarié)

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

La Direction des Ressources Humaines recrute un gestionnaire pour son PAGRH, Point d Accueil et de Gestion des Ressources Humaines

METIER DE RATTACHEMENT

GESTIONNAIRE PAGRHGRADE: ADJOINT ADMINISTRATIFSECTEUR DAFFECTATION: PAGRH

HORAIRES DE TRAVAIL :

TYPE DE ROULEMENT

FixeBASE HORAIRE : 39 heuresCRENEAUX HORAIRES POSSIBLES : 8 heures 18 heures (amplitude horaires) du lundi au vendredi.

MISSION PRINCIPALE

Assurer la gestion individuelle du personnel non médical dans le champ Ressources Humaines

TACHES PRINCIPALES

Saisir et suivre labsentéisme, rédiger les déclarations daccident de travail et de maladie professionnelle.

Rédiger et suivre les mises en demeures des congés sans traitements. Mettre en uvre et suivre les demandes de temps partiels.

Saisir les changements dadresse et les coordonnées bancaires. Planifier et suivre les visites médicales. Planifier et suivre les demandes de formation.

Accueillir et prendre en charge les professionnels pour toute question relative à leur situation.

Assurer et suivre le dossier CGOS des professionnels pour certaines prestations.

Saisir après étude du dossier le remboursement des frais de transport pour le personnel non médical et médical. Exploiter et diffuser linformation RH. Mettre à jour les données et fichiers informatiques. Classer et archiver les documents administratifs.

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

Personnel non médical pour les conseiller et les informer sur leur dossier.

Cadres de proximité et Cadres Supérieurs pour les éléments relatifs à la gestion individuelle des professionnels.

Le responsable PAGRH et les Professionnels du Département des Ressources Humaines pour le suivi des procédures.

CONDITIONS PARTICULIERES DEXERCICE

Le gestionnaire PAGRH est polyvalent sur lensemble des activités qui incombe à cette fonction, il gère un nombre de professionnels en fonction de son taux de temps de travail. Profil recherché :

FORMATION INITIALE REQUISE

A minimum diplôme de niveau IV (type administratif)

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience dans un secteur RH souhaitée

Annonce n°341230 publiée le 04/11/2022 par un
établissement de santé

28/10/2022 - Gestionnaire recrutement H/F (Hôpital LILLE)

• Nord (59)
• Lille
• CDD (Salarié)

MISSION PRINCIPALE

Sous la responsabilité de son encadrement :

Assure le traitement des dossiers administratifs inhérents au recrutement des professionnels non médicaux, en appliquant les procédures et règles définies, dans le respect des délais impartis, et dans le souci de la qualité de la prestation service.Assure la gestion des processus spécifiques de recrutements TACHES PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique, information et conseil auprès des professionnels et des partenaires internes et externes :

Accueil, information et orientation des candidats et futurs professionnels du CHU, ainsi que des partenaires extérieurs, le cas échéant ;Accueil des candidats retenus pour la signature des contrats de travail et explications relatives à la démarche de prise de fonctions Planification des rendez-vous en visite médicale dembauche ;Traitement des courriers, dossiers et documents relatifs au recrutement Aide à la rédaction des procédures du service dans le cadre de la certification ;Gestion des dossiers administratifs, recueil, saisie, mise à jour des informations portées au dossier des professionnels en gestion par le service recrutement :Constitution administrative des dossiersGestion du dossier individuel des agents (vérification des informations portées sur le dossier agent à partir des documents administratifs officiels) ;Edition du contrat de travail pour signature auprès du Directeur Référent ;Mise en uvre, en propre, des procédures spécifiques suivantes:

Recrutement par contrat dapprentissage

élaboration des conventions (CERFA) ; liaison avec la Mission Locale, Pôle Emploi, la DIRECCTE, le centre de formation des apprentis ; liaison avec le service rémunération pour valorisation des tuteurs ; liaison avec le service de formation professionnelle continue pour le paiement des organismes de formation ;

Gestion en lien avec la chargée de mission stage des tableaux de suivi des stagiaires

Veille juridique et réglementaire relative à son domaine dactivité. Profil recherché :

SAVOIR-FAIRE

Accueillir et orienter des personnes, des publics ;Utiliser les outils bureautiques et les logiciels « métier » ;Travailler en équipe ;Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations ;Utiliser une procédure, une réglementation spécifique au domaine dactivité ;Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et structurer les informations traitéesPrioriser son activité dans le respect des consignes de son encadrement ;Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, ou tout document afférent à lactivité ;Alerter sur les situations particulières des agents ;Traiter ou Orienter une demande de renseignements administratifs ;Animer une session dinformation ;SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

Discrétion (respect du secret professionnel) et confidentialité ;Sens de laccueil des usagers ;Esprit déquipe ;Rigueur et sens de lorganisation ;Curiosité professionnelle ;Aisance relationnelle ;CONDITIONS PARTICULIERES DEXERCICE

Connaissance de loutil informatique, des logiciels de bureautique et gestion administrative

FORMATION INITIALE REQUISE

Diplôme de niveau IV de préférence spécialisé dans la gestion administrative ou RH

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE

Expérience en RH souhaitée

Annonce n°341223 publiée le 28/10/2022 par un
établissement de santé